Optymalizacja procesów w firmie – jak nie tracić czasu i pieniędzy przez niestabilne procesy?

Mierzysz czy procesy w Twojej firmie lub zespole są skuteczne? A może pracownicy działają chaotycznie, z przyzwyczajenia robiąc pewne rzeczy tak, a nie inaczej? Niestabilne procesy w firmie mogą generować duże straty – przez popełniane błędy i marnotrawstwa pojawiają się opóźnienia, koszty i spada produktywność zespołów.

Zobacz, co warto z tym zrobić!

Jak usprawnić proces w firmie?

Każda firma składa się z procesów, które decydują o jej skuteczności i funkcjonowaniu. Mogą to być skomplikowane, wieloetapowe procesy zachodzące między kilkoma działami w wielkich korporacjach, czy firmach produkcyjnych. Mogą to być również mniejsze procesy wewnątrz działów sprzedaży, obsługi klienta czy w firmach kilkuosobowych.

Nawet jeśli prowadzisz działalność, gdzie zatrudniasz jednego bądź dwóch pracowników, Twój biznes składa się z procesów, które pochłaniają czas, pieniądze oraz Twoją energię.

 

Dzięki analizie i optymalizacji procesów możesz wyeliminować słabe punkty, ogromnie zwiększyć skuteczność działań i wydajność firmy oraz zespołu, skracać czas potrzeby na zrealizowanie celów, a także zminimalizować ryzyko popełnianych błędów.

Firma staje się wewnętrznie zorganizowana i odporna na kryzysowe sytuacje np. nieobecność właściciela, rotację pracowników czy nieprzewidziane wypadki.

Optymalizacja procesów – jak to wygląda w Polsce?

Procesy w firmie będą różnić się nie tylko w zależności od branży i specyfikacji firmy, ale nawet w większości przypadków są one charakterystyczne dla jednego, konkretnego przedsiębiorstwa i w innej firmie będą wyglądać inaczej.

Na polskim rynku dominują małe i średnie przedsiębiorstwa, w których procesy nie są dokładnie określone i mierzone. Nasze obserwacje pokazują, że w małych zespołach odpowiedzialność za poszczególne etapy i zadania jest rozmyta. Duża część takich zespołów jest również uzależniona od jednej osoby – właściciela firmy, Lidera bądź specjalisty, którzy stają się „wąskim gardłem” w działaniach zespołu, bo np. jako jedyni podejmują decyzje.

 

Jednak coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z potrzeby optymalizacji i automatyzacji procesów, aby zwiększać wydajność i jakość oferowanych produktów oraz usług. Korzystają one z dostępnych technologii i maszyn. A także wdrażają narzędzia zarządzania jakością Lean Management i Six Sigma.

Co to znaczy, że proces jest „Niestabilny”?

Niestabilny proces w firmie to taki, który jest podatny na zmiany, wahania i częste błędy. Działania w tym procesie nie są mierzone, dlatego trudno określić jego skuteczność i potrzeby np. czy faktycznie jest potrzeba zatrudnienia nowego pracownika, a może wystarczy lepsza organizacja czasu?

 

Niestabilne procesy wiążą się między innymi ze słabymi wynikami, opóźnieniami, wydłużonym czasem realizacji, większym zużyciem zasobów i tym samym większymi kosztami dla firmy oraz obniżoną jakością produktu końcowego, czy usługi, co skutkuje niezadowoleniem klientów.

Jak rozpoznać niestabilny proces w firmie?
Przykłady obserwacji

Przykład 1:

Pojawiają się duże różnice w wykonaniu zadania niespowodowane żadnym konkretnym czynnikiem np. większą ilością produktu do spakowania. Czas wykonania tego samego zadania między jednym a drugim cyklem jest diametralnie różny, brak spójności, a wyniki nie są możliwe do powtórzenia mimo tych samych działań.

Przykład 2:

Proces jest często przerywany i zatrzymywany. Na halach produkcyjnych przestoje w produkcji powodują np. awarie maszyn i oczekiwanie na ich naprawę.

W innych branżach może to być, chociażby awaria programu, który często się zawiesza, wolne łącze internetowe, pracownicy rozpraszający się nawzajem, powodując „Efekt piły” czy uzupełnianie zasobów.

Przykład 3:

Najbardziej oczywistą obserwacją, która mówi o braku spójności procesu, są różnice w efekcie końcowym – produkcie lub usłudze. Proces jest niestabilny, kiedy wiele produktów jest  wadliwych lub niezgodnych ze standardem. Lub jeśli ta sama usługa wykonywana jest na różnym poziomie. Warto również zwrócić uwagę na ilość wykorzystanych zasobów – błędy i poprawki w procesie będą generować ich więcej.

Dlaczego procesy w firmie są niestabilne?
Destrukcyjne czynniki

Istnieją różne czynniki powodujące niestabilność procesów w firmie. Z naszego doświadczenia głównym z nich jest brak jasno określonych standardów i sposobów działania. Pracownicy, którzy nie znają procesu, nie rozumieją go i nie mają konkretnych wytycznych, przyjmują automatycznie własny sposób myślenia i postępowania.

Np. Nie załączą w ofercie przygotowywanej dla klienta przykładowego case study, ponieważ uznają, że jest niepotrzebne lub za długie. „Wolałem przedstawić klientowi konkretne informacje, jak wyślę taką długą ofertę to jej nie przeczyta„. Tymczasem wyniki waszej firmy pokazują, że oferty z dołączonym case study sprzedają o wiele lepiej niż pozostałe.

 

Wprowadzenie standardu: „Do każdej oferty załączamy case study” już będzie pierwszym krokiem do ujednolicenia procesu.

 

Innymi czynnikami powodującymi niestabilność procesów mogą być:

• Liczne błędy, przez które wymagane są dodatkowe działania w celu ich naprawy,
• niska jakość wykorzystywanego materiału i sprzętu – ponieważ niszczy się on w trakcie procesu i utrudnia jego wykonanie,
• sprzęt niedostosowany do potrzeb procesu (potoczne: używanie siekiery do pokrojenia chleba),
• czynniki zewnętrzne niezależne od firmy: opóźnienia dostawy, brak towaru, sytuacja na rynku, potrzeby klientów, pogoda, wydarzenia na świecie.

 

Aby dostrzec czynniki powodujące niestabilność, kluczowa jest ciągła obserwacja i analiza procesów pod kątem ich funkcjonowania i skuteczności. Tylko wtedy możliwe jest zauważenie problemów i podjęcie kroków, aby je naprawić.

Jakie są konsekwencje niestabilnych procesów dla firmy?

Konsekwencją niestabilnych procesów są przede wszystkim duże straty finansowe dla przedsiębiorstwa i „przepalanie” pieniędzy na nieefektywne działania. Są to również koszty wykorzystywanych materiałów i zasobów, utrzymania pracowników i koszty czasu ich pracy.

 

Niestabilne procesy oznaczają dla firmy także niską wydajność i niską jakość produktu końcowego. Co przy obecnej charakterystyce rynku powoduje spadek konkurencyjności w porównaniu do firm, które dzięki zoptymalizowanym i sprawnie działającym procesom dostarczają produkty szybciej, taniej i w lepszej jakości.

 

Procesy, które generują błędy i dodatkowe działania, oraz te, które są zbyt skomplikowane i mało efektywne, oddziałują również na samych pracowników. Spada ich motywacja i zaangażowanie. Mogą unikać przejęcia odpowiedzialności, czuć się sfrustrowani i zestresowani. Jeśli dostrzegasz w swojej firmie wysoką rotację, przyjrzyj się szczególnie procesom, w które zaangażowani są pracownicy, którzy notorycznie odchodzą.

Jak poprawić i zoptymalizować procesy? 5 istotnych kroków, które może podjąć firma.

 

1. Zacznij od analizy

   Na początku należy przyjrzeć się procesom pod kątem ich skuteczności i odnaleźć potencjalne marnotrawstwa. Aby poprawnie je zidentyfikować, warto określić odpowiednie wskaźniki mierzalności, na podstawie których przeprowadzona zostanie analiza oraz określone wioski.

   W tym celu posłużyć może Audyt lub Mapowanie procesów Value Stream Mapping – jeśli chcesz skonsultować się z ekspertem w tym temacie, możesz zapisać się na bezpłatną konsultację na naszej stronie.

2. Wypracowanie standardów

   Jak wcześniej pisaliśmy, główną przyczyną niestabilności procesów jest brak określonych procedur. Ustal standardy, dzięki czemu Twoi pracownicy nie będą musieli tracić czasu na zastanawianie się jak coś zrobić, tylko będą mogli szybciej przejść do działania.

3. Wypracowanie wskaźników

   Monitoruj proces na bieżąco, aby obserwować jego skuteczność i zmiany, jakie mogą w nim zachodzić. Do tego celu określ wskaźniki, które posłużą Ci do kontroli jakości. Stabilność procesów w firmie osiąga się poprzez regularne działania analityczne.

4. Wdrażanie

   Kiedy zdecydujesz się na optymalizację procesów w firmie, zacznij od jednego procesu, a nawet od kilku drobnych zmian. Nagła, drastyczna zmiana całego funkcjonowania firmy nie zadziała, ponieważ pracownicy zostaną wówczas przytłoczeni ilością nowych informacji i będą popełniać masę błędów i pomyłek. Mogą także poczuć się zdemotywowani lub buntować się przeciwko nagłym zmianom. Lepiej rozłożyć proces w czasie.

5. Filozofia ciągłego doskonalenia

   Optymalizacja procesów firmowych wiąże się z nastawieniem na ciągłe doskonalenie i rozwój przedsiębiorstwa oraz zespołu. Ważne jest regularne szkolenie pracowników i rozwijanie ich kompetencji, aby byli w stanie realizować procesy, które zostaną opracowane.

   Aktywnie szukaj rozwiązań, które mogą zwiększyć skuteczność firmy i angażuj w to pracowników.

Pomoc w optymalizacji procesów w firmie

Potrzebujesz wsparcia w optymalizacji procesów? Możemy przeprowadzić dla Ciebie audyt, mapowanie procesu, a także pełen plan optymalizacji.

Projekty prowadzi doświadczony szef produkcji oraz ekspert doskonalenia procesów produkcyjnych, logistycznych i usługowych narzędziami Lean Management i Six Sigma, z 20-letnim doświadczeniem pracy w przemyśle.

 

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji, aby porozmawiać z nami o swoich potrzebach i pomysłach.

 

Pobierz bezpłatny webinar Lean o procesach

Procesy w firmie – Jak zwiększać efektywność i oszczędzać czas oraz pieniądze?

Jak usprawniać procesy w Firmie, aby oszczędzać czas i pieniądze oraz osiągać coraz lepsze wyniki? Zobacz, dlaczego warto optymalizować działania oraz jak eliminować błędy i marnotrawstwa, które są przyczyną strat.

 

Szukasz rozwiązań dla produkcji?
Poznaj nasze szkolenia produkcyjne