Jak komunikować się skutecznie? – krótki poradnik

 

Skuteczna komunikacja nie opiera się tylko na czytelnym przekazywaniu informacji, czy na dostosowaniu miejsca spotkania do możliwości rozmowy, czy swojego tonu i głosu do rozmówcy. Komunikacja, szczególnie w zespole, jest o wiele bardziej skomplikowana.

Jeżeli obserwujesz u siebie chaos, niewykonane na czas zadania, niewiedzę, czy ciężką atmosferę, zastanów się. Ciągłe szeptanie po kontach, napięcia i konflikty nie zawsze spowodowane są „złymi” pracownikami. Możliwe, że w zespole brakuje komunikacji, uważnego słuchania, wyrażania własnego zdania. A może Ty, jako Lider, nie komunikujesz się jasno, dlatego nikt nie wie co ma robić?

Odpowiedź na pytanie jak komunikować się skutecznie, wydaje się prosta. Ale czy na pewno? Potrafisz komunikować się tak, aby Cię słuchano?

Skąd mam wiedzieć, że jako Lider nie potrafię się komunikować?

Jakiś czas temu prowadziłam szkolenie z komunikacji w jednej z Poznańskich firm produkcyjnych. Na początku firma, zgłaszając się do Future Skills, była pewna, że problem leży w technice kierowania zespołem, jednak po dłuższym wywiadzie i rozpoznaniu okazało się, że to wcale nie jest prawda. Liderzy mieli już szkolenia z kierowania zespołem i radzili sobie całkiem dobrze… jednak nie wiedzieli jak komunikować się skutecznie.  W zespole często dochodziło do nieporozumień, zadania były wykonywane po czasie lub w czasie, ale nieprawidłowo. Zespół nie przynosił wyników, Lider rwał włosy z głowy, a firma traciła pieniądze (i to nie byle jakie).

Dlatego…

Porozumiewanie się ma dla Lidera podstawowe znaczenie. I to z dwóch powodów.

1. Pozwala mu sprawnie zarządzać ludźmi,
2. Pozwala mu realizować własne cele firmy, a tym samym realizować skuteczniej swoje osobiste cele zawodowe.

Dlaczego? Zastanówmy się, co się dzieje, gdy komunikacja nie przebiega w sposób właściwy.

Osoby z twojego otoczenia mogą nie do końca rozumieć, czego od nich oczekujesz. Komunikacja to proces dwustronny i ważne jest, żeby upewnić się, że druga strona rozumie daną kwestię tak samo jak Ty. Jeśli nie rozumie, dlaczego coś jest ważne, nie wykona zadania we właściwy sposób.

Komunikaty są nieprecyzyjne i niejasne. Twój pracownik nie wie dokładnie, czego oczekujesz, co ma dokładnie i na kiedy zrobić.

Czy Lider musi komunikować się skutecznie z zespołem?

Psycholodzy z Uniwersytetu Aberdeen opublikowali w 2010 roku badania, z których wynika, ze na skutek konfliktów popełniamy w pracy więcej błędów.

Nie sygnalizujesz w zespole problemów i nie nakłaniasz do tego swoich pracowników? Myślisz, że w Twoim zespole nie ma kłótni i nieporozumień?

Często „bomba” wybucha po jakimś czasie. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być oczywiście różne, co do zasady jednak – im szybciej dowiesz się o problemie, tym szybciej go rozwiążesz.

Musisz dbać o przestrzeń do zadawania pytań, a nie wyłącznie wykonywania poleceń. Twoja otwartość na słuchanie drugiej strony, odmiennych punktów widzenia, pomysłów  jest szansą na usprawnienia, innowacje i lepsze rezultaty.

Kiedy w zespole ciągle wybuchają konflikty, w Twoim interesie leży, by zdiagnozować przyczynę problemów. Każdy konflikt wpływa na relacje, atmosferę, zaangażowanie i motywację pracowników. Zazwyczaj negatywnie. Pojawia się brak zaufania, a ten znowu nie służy współpracy. Dlatego tak ważne jest wiedzieć jak komunikować skutecznie.

Feedback, informacja zwrotna pozytywna/negatywna — stosujesz ją?

„Nasz dyrektor tylko potrafi wypominać błędy, NIGDY nie widzi, kiedy coś zrobione jest dobrze lub ponad program. Szczerze? Nie chce mi się już pracować…” – usłyszałam ostatnio podczas szkolenia od Zuzanny (Liderka 10-osobowego zespołu w firmie produkcyjnej).

Obserwujesz spadek motywacji i zaangażowania? Komunikacja koncentruje się na wyłapywaniu i korygowaniu błędów? Nie chwalisz, nie doceniasz? Masz odpowiedź. Pracownik potrzebuje zauważenia, nie tylko krytyki, nawet jeśli jest ona konstruktywna.

Presja na szybkie wykonanie zadań to chleb codzienny? Informacje przekazywane są w ciągłym biegu? Nie ma przestrzeni na doprecyzowanie i dopytanie? Spodziewaj się, że pojawią się błędy.

Firma dynamicznie się rozwija, przychodzą nowe osoby, realizujecie nowe projekty. Super. Dynamiczny rozwój otoczenia pracy wymaga rozwoju komunikacji, bo stare, np. bezpośrednie sposoby mogą już być niewystarczające. To, co sprawdzało się w zespole 5-osobowym, może sprawnie nie zadziałać przy dwudziestu pracownikach.

Jaki wpływ ma zła, nieskuteczna komunikacja na finanse?

Pamiętaj, że zła komunikacja ma realny finansowy przelicznik. To zmarnowane materiały, źle wykonane i niesprzedane produkty. Potencjalne kary za nieterminowość. Koszty w szukaniu nowych pracowników na miejsce tych, którzy odchodzą niezadowoleni lub wypaleni. Brak rezultatów to często brak premii i nagród. I tak koło się zamyka. Dlatego na początku, zanim zaczniesz szukać problemów, odpowiedz sobie na pytanie jak komunikować się skutecznie i czy, rzeczywiście Ty potrafisz to robić.

Jak komunikować się skutecznie – krótki poradnik

• Bądź asertywna/y.

Jak być asertywnym w komunikacji? Zobacz w artykule, który ukazał się na naszej stronie tydzień temu: Asertywność w 5 krokach.

• Pozbądź się zakłóceń.

Zdarza się, że nie operujesz z rozmówcą tym samym kontekstem rozmowy. Zanim podczas rozmowy zaczniesz się złościć, upewnij się, że Ty oraz rozmówca mówicie o tym samym. Jak to zrobić? Zadaj konkretne pytanie: „Mówisz o…?”, „Masz na myśli sytuację…” itp.

• Pamiętaj, że w rozmowie nie jesteś tylko Ty.

Unikaj gadulstwa. Zastosuj zasadę: minimum słów, a maksimum treści. Dodatkowo słuchaj swojego rozmówcy, a nie udawaj. Kiedy w trakcie rozmowy kiwasz głową i potakujesz, to nie znaczy, że słuchasz. Skup się na całym przekazie, nie koncertuj się na pierwszym zdaniu, na które później w głowie szukasz odpowiedzi. Wysłuchaj, co ma do powiedzenia Twój rozmówca, a dopiero potem odnieś się do jego wypowiedzi.

• Dostosuj tempo i ton głosu.

Jeżeli będziesz mówić szybko, może się okazać, że dla swojego odbiorcy jesteś niezrozumiały. Dlatego dostosuj ton jak i tempo do rozmówcy, ale też sytuacji, w jakiej się znajdujecie.

• Sprawdzaj, czy odbiorca Cię słucha i rozumie.

Jak to robić? Po prostu zadawaj pytania na temat tego, o czym mówisz. Ale pamiętaj, aby nie zadawać ich za dużo. Odbiorca może poczuć się wtedy „zarzucony” pytaniami, na które nie chce odpowiadać lub poczuje, że na siłę chcesz wyciągnąć od niej/niego informacje.

Czasami przyczyn problemów szuka się w zupełnie innym miejscu, a wystarczy zadbać o właściwą komunikację.