Efekt Piły: Jak walczyć z rozpraszaczami i zaoszczędzić 30% czasu? -

Ktoś przerwał Ci pracę na krótki moment? Sam ciągle przerywasz, bo masz problemy ze skupieniem i łatwo się dekoncentrujesz? Nie ma znaczenia. Żeby powrócić do zadania i maksimum skupienia, potrzebujesz czasu na ponowny rozbieg. I jest to zmarnowany czas.

Zobacz, jak poradzić sobie z rozpraszaczami w pracy, które tworzą Efekt Piły i burzą Twoją koncentrację. Dzięki tym kilku wskazówkom możesz oszczędzić nawet 30% czasu w ciągu dnia!

Rozpraszacze w miejscu pracy – co blokuje produktywność?

Z pełnym zapałem zabierasz się do zadania, jesteś w trakcie, dobrze Ci idzie i nagle dzwoni telefon, słyszysz sygnał 5 nowych powiadomień, przychodzi mail od klienta z prośbą czy możesz szybko coś wysłać, kolega zadaje Ci pytanie o coś ważnego, co musisz koniecznie sprawdzić, nowy pracownik potrzebuje pomocy – i albo pomagasz mu ty, albo robi to ktoś inny i teraz oboje głośno rozmawiają nad Twoim uchem, wchodzi kurier z paczką, a jeszcze program na komputerze się zawiesza…

Rozpraszacze to wszystkie czynniki, przez które odrywasz swoją uwagę od tego, co aktualnie robisz. Mogą pochodzić z zewnątrz np. od innych osób, ale mogą też być efektem Twoich własnych działań i tego, w jaki sposób pracujesz i organizujesz swój dzień.

Nawet jeśli odrywasz się od swojego zadania „tylko na chwilkę” i starasz się ignorować pojawiające się rozpraszacze, Twoja uwaga zostaje zaburzona.

Musisz ponownie się skupić i odbudować koncentrację. A to generuje straty czasu.

Najczęstsze rozpraszacze w pracy – przykłady:

Dzwoniący telefon.
Częste nieplanowane rozmowy z klientami, współpracownikami…
Hałas i denerwujące dźwięki (drukarka, ekspres, szum).
Brak celów i planu dnia, chaos w zadaniach.
Social media – syndrom FOMO.
Przeglądanie internetu, zakupy w sieci.
Nieodpowiednie środowisko pracy – niedziałający sprzęt, niewygodne krzesło, słabe oświetlenie, brak potrzebnych materiałów.
Bałagan w miejscu pracy – czas stracony na szukanie.
„Wielozadaniowość” – próba robienia kilku rzeczy naraz.
Przedłużające się przerwy na kawę, na relaks.
Wykonywanie zadań za kogoś innego – brak delegowania, brak asertywności.
Odkładanie trudnych zadań na później – prokrastynacja.
Problemy osobiste – nagromadzony stres, choroba, emocje.
Brak samodyscypliny.

Czym jest Efekt Piły?

„Efekt Piły” to zjawisko spadku wydajności po wystąpieniu jakiegoś zakłócenia. Powoduje ono zaburzony, „pocięty” przepływ pracy przypominający na wykresach ząbki piły mechanicznej.

Różne źródła podają, że straty naszego czasu spowodowane tym efektem sięgają nawet do 28%.
Dzieje się tak dlatego, że osiąganie skupienia to proces stopniowy, który wymaga od nas czasu. Gdy następuje zakłócenie w pracy, nasz poziom skupienia drastycznie spada i musimy budować go od początku.

Im więcej zakłóceń, tym więcej czasu i naszej energii marnujemy na naprawianie strat i ponownie „rozkręcenie się”.

Tak wygląda Efekt Piły na schemacie:

Jak Efekt Piły wpływa na pracowników?

Efekt Piły ma negatywne skutki nie tylko na wydajność pracy, ale także na samopoczucie pracowników. Oto przykłady jego negatywnych skutków:

Większe zmęczenie, spadek formy

Ciągłe przerywanie i odzyskiwanie skupienia powoduje, że pracownicy szybciej męczą się pracą i mają mniej energii na co dzień. Powoduje to także błędne koło – przez zmęczenie trudniej im ponownie się skupić.

Irytacja i negatywne emocje

Efekt Piły może wywoływać w pracownikach poirytowanie i nerwy. Mogą czuć się oni sfrustrowani, a nawet wściekli i szybko tracić cierpliwość. To tworzy wrogie środowisko pracy.

Konflikty w zespole

Pracownicy mogą obwiniać swoich kolegów z zespołu o tworzenie Efektu Piły i przeszkadzanie im w zadaniach. To prowadzi do kłótni i konfliktów. Inne osoby mogą również poczuć się uciszane i przestaną przekazywać jakiekolwiek informacje.

Zaległości

Przez brak czasu i rozpraszacze pracownicy nie realizują wszystkich swoich zadań. Tworzą się zaległości. Te osoby często zabierają pracę do domu, ponieważ są przekonani, że przy odrobinie spokoju będą w stanie nadgonić. To powoduje dodatkowy stres i zmęczenie.

Obniżona produktywność i jakoś pracy

Pracownicy, którzy doświadczają Efektu Piły, mogą pracować mniej produktywnie niż inni oraz dostarczać niższą jakość, ponieważ nie są skupieni lub śpieszą się, by zdążyć.

Wydłużony czas realizacji zadania

Przez Efekt Piły i straty czasu, jakie powoduje, czas realizacji zadań znacznie się wydłuża.

Czym różni się Efekt Piły od innych zakłóceń w pracy?

Są branże oraz zawody, gdzie nieprzewidziane wypadki, hałas czy niewygoda są normą. Czy to oznacza, że pracownicy tam nigdy nie są skupieni?

Efekt Piły charakteryzuje się tym, że pracownicy rozpraszani są w sposób nieregularny, przez różne czynniki. Ich czas i intensywność są zmiennie i trudne do przewidzenia.

W branżach, gdzie zakłócenia są normą, np. często panuje hałas, klienci przychodzą o różnych porach, jest słabe oświetlenie, praca wiąże się z dużym stresem i zmęczeniem – zakłócenia są możliwe do przewidzenia lub mają stałą intensywność. To pozwala utrzymać nad nimi kontrolę, lepiej planować i zarządzać czasem. Pracownicy są świadomi tych zakłóceń i są w stanie przygotować się na nie oraz zachować skupienie.

Jak radzić sobie z Efektem Piły?

Praktyczne wskazówki

Kiedy już masz świadomość istnienia Efektu Piły, spróbuj znaleźć w swoim środowisku pracy rozpraszacze, które przerywają ci wykonywanie zadania i spróbuj w miarę możliwości je wyeliminować lub ograniczyć.

Planuj swój dzień – upewnij się, że wiesz, co masz do zrobienia po kolei, korzystaj z kalendarza i różnych metod planowania.
Wyłącz telefon – jeśli nie musisz odbierać połączeń natychmiast, ustal w ciągu dnia czas na rozmowy i wtedy oddzwaniaj.
Wyłącz pocztę e-mail. Nawet migające powiadomienie może być rozpraszaczem. Podobnie jak z telefonami, wyznacz czas w planie dnia na odpisywanie (podpowiedź: najlepsze godziny to 13:00-14:00, po lunchu, kiedy produktywność zazwyczaj jest najmniejsza).
Odłącz się od internetu lub skorzystaj z programów czasowo blokujących dostęp do stron jeśli trudno Ci powstrzymać się od social mediów czy przeglądania portali.
Przygotuj wszelkie niezbędne narzędzia potrzebne do wykonania pracy np. papier, dane, długopis, zszywacz, żeby nie musieć odrywać się od zadania.
Zadbaj o porządek w miejscu pracy, żeby nic niepotrzebnego nie odciągało Twojej uwagi.
Zaplanuj przerwę tak, aby co chwilę nie chodzić po kawę, herbatę, do toalety, na papierosa itd.
Zadbaj, żeby „czynnik ludzki” nie był Twoją piłą:
- Poinformuj osoby z pokoju/działu, że pracujesz nad ważnym zadaniem.
- Ustalcie określone godziny, kiedy możecie sobie przeszkadzać, a kiedy tego nie robić. Np. 9:00-12:00 to czas na wymagające zadania, kiedy nie przeszkadzamy sobie wzajemnie – z pytaniami i prośbami przychodzimy wcześniej (o 8:00) lub później (po 12:00).
- Zastosuj „wyjście do jaskini” – czyli, na czas wykonania zadania, przenieś się w inne miejsce, gdzie w spokoju będziesz pracować.
- Wprowadźcie zasadę „czerwonej kartki” – osoba kładzie na biurku czerwoną kartkę dając sygnał pozostałym: Nie przeszkadzaj mi. Gdy kartka znika, osoba jest znów dostępna dla wszystkich. Oczywiście kartka nie może leżeć na biurku non stop :)
- Upewnij się, że przyjacielskie pogawędki czy spotkania przy kawie nie zajmują połowy Twojego dnia.
Automatyzuj rutynowe działania i ustalaj standardy np. sposób odpowiadania na maila – skracasz czas potrzebny na zastanawianie się.
Deleguj zadania, które możesz / Nie przyjmuj „zrzutek” od innych, które nie należą do Twoich obowiązków.
Rozwijaj swoją odporność psychiczną – Naucz się technik panowania nad stresem i presją, np. wykonuj ćwiczenia oddechowe.

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji

Jeśli potrzebujesz więcej wsparcia w organizacji pracy lub zarządzasz zespołem, w którym Twoi pracownicy mogą doświadczać Efektu Piły, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z nami.

Chętnie odpowiemy na Twoje pytanie i pomożemy podnieść produktywność w zespole.

Skorzystaj z konsultacji

Aby wyeliminować Efekt Piły i rozpraszacze nie jest konieczne odizolowanie wszystkich pracowników i zabronienie im rozmów. Wystarczy wprowadzić kilka zmian i rozwijać zespół w obszarze komunikacji oraz zarządzania sobą w czasie, aby osiągać lepsze rezultaty pracy i zapewnić wysoką wydajność firmy.