Dlaczego nie możemy się dogadać w pracy?

Dlaczego czasem w pracy tak ciężko się dogadać?

 

Jak na tak podstawową i niezbędną umiejętność jaką jest Komunikacja, popełniamy na jej polu mnóstwo błędów! Jakie są najczęstsze?

Część trudności wynika z braku kompetencji, a także z powodu niedopasowania osób na konkretnych stanowiskach. Jeśli chcesz, aby zespół, w którym pracujesz należał do tych najlepszych, przyjrzyj się w jaki sposób komunikują się jego członkowie, a następnie wprowadź zasady, które pomogą wyeliminować błędy.

A zatem, jakie to przeszkody i bariery komunikacyjne spotykamy na swojej drodze do budowania wartościowych relacji?

Wyobraź sobie następującą sytuację. Wchodzisz do biura pół godziny po planowanym rozpoczęciu swojej pracy i od wejścia słyszysz od przełożonego: „Ciągle się spóźniasz, nie można na Tobie polegać! Nie ma Cię, kiedy jesteś potrzebny!”. Jak się z tym czujesz? Tym bardziej, że wiesz, że to spóźnienie było niezamierzone i zdarzyło się pierwszy raz. A powodem był potężny korek spowodowany wypadkiem na drodze, którego nie można było przewidzieć. Dodatkowo, gdy kilkukrotnie próbowałeś dzwonić do przełożonego, aby mu o tym powiedzieć, to włączała się poczta głosowa a on nie raczył do Ciebie oddzwonić.

Zatem, jak byś się poczuł w takiej sytuacji? Zły? Sfrustrowany? A może zaniepokojony, że ze strony szefa czekają na Ciebie dalsze nieprzyjemne konsekwencje? Jaka byłaby Twoja reakcja? Czy po tym, co usłyszałeś, chce Ci się w ogóle wyjaśniać, co tak naprawdę się wydarzyło?

 

Jakże często, zwłaszcza w trudnej sytuacji, mamy tendencję do osądzania, nadinterpretacji i wyciągania pochopnych wniosków. W swojej głowie piszemy scenariusz i nadajemy znaczenie temu, co się wydarzyło lub co ktoś powiedział. To powoduje, że przeżywamy szereg niekoniecznie przyjemnych emocji. To z kolei nie wspiera konstruktywnego dialogu i znacznie obniża szansę na znalezienie rozwiązania.

W przywołanej reakcji szefa pojawiły się oskarżenia, oceny i generalizacje, które u odbiorcy mogą wywołać mechanizm obronny w postaci oporu, wycofania albo wręcz szukania winnych. Bo to przecież szef nie odebrał telefonu, gdy do niego kilka razy próbowałeś się dodzwonić.

 

A jakbyś zareagował, gdybyś zamiast tego usłyszał: „Niepokoiłem się, że jeszcze Ciebie nie ma, bo to Ciebie nie podobne, że przychodzisz spóźniony. Dodatkowo mieliśmy ważne spotkanie, podczas którego potrzebowałem danych z Twojego raportu. Czy możesz mi wyjaśnić, co się wydarzyło?”

Jak się wtedy czujesz? Zadowolony? Jesteś spokojny, bo ktoś chce Cię wysłuchać? A może pojawia, się ulga, że masz szansę wytłumaczenia się?

Zamiast interpretacji i ocen już na początku rozmowy można powiedzieć, do jakiego konkretnego zdarzenia lub zachowania nawiązujemy. W tej sytuacji faktem będzie, że pracownik przyszedł pół godziny później i nie dostarczył raportu, na który się prawdopodobnie umówił z przełożonym. Tymczasem usłyszał o wiele więcej. I to już nie miało z poziomem faktów nic wspólnego.

Z tego właśnie względu tak ważne jest by w rozmowie starać się mówić o faktach i obserwacjach bez osądzania i nadinterpretacji.

Nieumiejętne zwracanie uwagi może doprowadzić do sytuacji, że ktoś poczuje się urażony. Mówienie o osobie zamiast o jej zachowaniu czy też niekonstruktywna krytyka prawdopodobnie doprowadzi też do pogorszenia relacji. Nie przyczyni się również do zmiany postawy lub zachowania, którego chcielibyśmy uniknąć.

 

Przypatrzmy się teraz sytuacji, w której dzieliłeś się czymś, co ci się przydarzyło, a druga osoba od razu zaczynała mówić o sobie. Albo gdy mówiła, co ona by zrobiła na Twoim miejscu. A przecież Ty nie prosiłeś o radę. Jak było Ci z tym, że uwaga odwróciła się od Twojego problemu? Co pomyślałeś o rozmówcy? Czy taka sytuacja spowodowała poprawę Waszej relacji?

„Powinnaś wziąć ten projekt”, „Nie możesz brać urlopu w tym czasie”, Na twoim miejscu nie robiłbym interesów z tym klientem”. Brzmi znajomo?

Jakże często wydaje się nam, że wiemy, co druga osoba powinna zrobić. Słowo klucz: „wydaje się”… I jakże chętnie mówimy ludziom, co mają robić.

Myślimy, że wiemy, co jest jedynie słuszne i właściwe. Tymczasem każdy jest ekspertem od samego siebie i na ogół nie potrzebujemy czyichś rad, zwłaszcza, gdy o nie nie prosiliśmy. Takie postawy i komunikaty w słabszych osobach mogą wzbudzić poczucie winy a także uniemożliwiają ludziom prawdziwe wyrażanie siebie.

Gdy udzielamy nieproszonych rad, możemy spodziewać się sprzeciwu albo obrony. Stawiamy wtedy rozmówcę w pozycji dziecka a siebie w pozycji dorosłego i taka relacja nie będzie prowadziła raczej do konstruktywnego dialogu. A Ty nawet jeśli masz rację i odpowiednie argumenty możesz na końcu zostać „winny” podjętej decyzji.

Natomiast jeśli zostaliśmy poproszeni o poradę, a także gdy mamy dobre intencje i dajemy drugiej osobie pełną swobodę, to taka rada może mieć wartość i przyczynić się do podjęcia najlepszej decyzji przez osobę, która takiej rady posłucha. Pamiętajmy, że odpowiedzialność i tak spoczywa na nas, nawet jeśli słuchamy czyichś rad. W końcu to nasze życie i sami za nie odpowiadamy. Tak samo za jakość naszej komunikacji. Gdy zamiast się uważnie wsłuchać – wolimy opowiadać własną historię, uspokajać, pocieszać, udzielać rad i dostarczać rozwiązań, oddalamy się od porozumienia.

 

Warunkiem skutecznej komunikacji jest takie traktowanie innych ludzi, jak sami chcielibyśmy być traktowani – z szacunkiem, życzliwością, otwartością, zainteresowaniem, uznaniem i akceptacją. Przyda się również otwartość, ciekawość oraz chęć eksperymentowania. Stąd już tylko krok do nowych, wartościowych doświadczeń i poprawy jakości komunikacji, relacji, współpracy i życia.”

 

autor: Helena Borys