Delegowanie zadań krok po kroku

DELEGOWANIE ZADAŃ KROK PO KROKU

Delegowanie zadań to jedna z najważniejszych kompetencji menedżera. Jednak większość przełożonych nie lubi lub nie potrafi skutecznie delegować. Wydaje im się, że szybciej będzie, jak sami wykonają dane zadanie, niż kiedy zaczną komuś tłumaczyć co jest do zrobienia. Poza tym boją się, że stracą kontrolę w firmie lub nie ufają umiejętnościom podwładnych.

Tymczasem delegowanie zadań przynosi wiele korzyści samemu menedżerowi jak i zespołowi. Kierownicy dzięki odciążeniu od spraw drugorzędnych mogą skupić się na zadaniach strategicznych dla firmy, zmniejsza się ryzyko ich nieefektywności i wypalenia.

Ponadto delegowanie przyspiesza proces podejmowania decyzji, dzięki lokowaniu odpowiednich uprawnień bliżej miejsca, w którym znajdują się problemy do rozwiązania. W wyniku delegowania zwiększa się aktywność pracowników i poziom ich zaangażowania. Delegowanie prowadzi do lepszego wykorzystania wiedzy, umiejętności i zdolności pracowników, rozwija ich kompetencje, zwiększa wiarę w siebie oraz skłonność do podejmowania inicjatywy, stymuluje proces uczenie się.

Wielu menedżerów przekazuje pracownikom zadanie, oczekując jego wykonania w dokładnie taki sposób, jaki określili. Nie ma to wiele wspólnego z delegowaniem. Jest to tzw. pozorne delegowanie, które sprawia, że zadanie staje się zwykłym poleceniem, gdzie poszczególne etapy zostały zaplanowane przez menedżera, a rola pracownika sprowadza się do realizacji zadania zgodnie z instrukcją. To pozorne delegowanie, które demotywuje pracownika, nie pozwalając mu na branie odpowiedzialności za zadanie.

Rzeczywiste delegowanie oznacza, że to pracownik przejmuje odpowiedzialność. Dlatego menedżer powinien nie tylko delegować zadania, lecz także odpowiedzialność. Do obowiązków menedżera nadal należy kontrola realizacji zadań zgodnie ze zdefiniowanymi celami, natomiast pracownik w ramach wyznaczonych warunków i kryteriów samodzielnie decyduje, jaki sposób realizacji zadania przyjmie.

Jak w takim razie delegować, by było to skuteczne i przynosiło korzyści zamiast rodzić frustrację i rozczarowanie po obu stronach?

1. Zdefiniuj zakres zadania.Zastanów się, czy zadanie spełnia warunki pozwalające, by powierzyć jego wykonanie pracownikowi? Uzasadnij sam przed sobą słuszność tej decyzji.
2. Wybierz odpowiednią osobę. Deleguj adekwatnie do zdolności i możliwości pracowników.Zastanów się, jakie kompetencje i umiejętności będą potrzebne do realizacji tego zadania. Poszukaj wśród pracowników osoby spełniające te kryteria. Wyjaśnij, dlaczego akurat im delegujesz konkretne zadanie. Wytłumacz, jakie znaczenie ma to zadanie w kontekście realizacji celów działu, firmy.
3. Określ cele i zakres odpowiedzialności. 

Dokładnie przedstaw cel, jaki ma być osiągnięty, w kategoriach konkretnego oczekiwanego wyniku. Upewnij się, że zostałeś dobrze zrozumiany, poproś o informację zwrotną. Przedyskutujcie, jakie warunki muszą być spełnione i jakie są niezbędne środki, by spełnić wszystkie wymagania. Ustal szczegółowo przyznany pracownikom zakres kompetencji. Zadania mogą być delegowane na różnych    poziomach.

Wg Hanrey’a Shermana istnieje 6 poziomów delegowania (ze względu na stopień zaufania i samodzielności pozostawionej pracownikowi):

1 STOPIEŃ Zbadaj problem; przedstaw mi informacje, fakty; podejmę decyzję, co należy zrobić.

2 STOPIEŃ Zbadaj problem, przedstaw mi możliwe działania, argumenty za i przeciw, przedstaw do mojej akceptacji jedno              rozwiązań, ja zdecyduję.

3 STOPIEŃ Zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, zaczekaj z działaniem, aż wyrażę zgodę.

4 STOPIEŃ Zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, zrób to, chyba że ja zdecyduję inaczej.

5 STOPIEŃ Działaj, powiadom mnie, co zrobiłeś.

6 STOPIEŃ Działaj, nie są Ci już potrzebne żadne kontakty ze mną.

4. Określ dostępne zasoby i wsparcie.

Wskaż, co będzie potrzebne do wykonania zadania i zagwarantuj, że to zapewnisz.

Jeżeli jest taka potrzeba, przydziel dodatkowe osoby do pomocy przy realizacji wyznaczonego celu. Zapytaj pracownika, jakiego wsparcia będzie od Ciebie potrzebował.

5. Uzgodnij deadline, reguły i zasady oceny wykonania zadania. 

Zdefiniuj do kiedy praca ma być ukończona. Ustal z pracownikiem reguły kontroli i oceny jego pracy. Twoje krytyczne uwagi będą lepiej przyjmowane, jeśli wcześniej uzgodnisz ich formę z pracownikiem. Określ, kiedy i w jaki sposób będziesz interweniował, jeśli pojawią się poważne problemy lub sygnały, ze cel może nie zostać osiągnięty. Ustanów system regularnego raportowania postępów, na przykład raporty miesięczne lub cotygodniowe spotkania z pracownikiem. Metody sprawdzania i kontroli muszą być uzgodnione z osobą, której powierzamy obowiązki. W przeciwnym razie może ona odnieść wrażenie, że kwestionujemy jej pracę lub nie mamy do niej zaufania.

Autor: Julita Dadej