Czy praca w Twoim zespole bądź w Twojej firmie przypomina pole minowe, gdzie informacje są zatajane, rywalizacja kwitnie, a każda osoba dba o własny interes, nie patrząc, czy jej działania mają konsekwencje dla innych pracowników lub działów?
Przez niewłaściwą komunikację i błędne określane celów – w firmach rosną silosy.
Zobacz, czym są oraz jak zmienić podejście pracowników, usprawnić przepływ komunikacji i zadbać, by wszyscy grali do jednej bramki.
Czym jest organizacja silosowa?
Zwyczajny silos to szczelna budowla, w której przechowuje się między innymi zboże. W znaczeniu biznesowym silos w firmie to szczelne zamknięcie się działu lub pracowników na pozostałą część organizacji. I nie chodzi wyłącznie o zamknięcie drzwi – silos to wewnętrzna, mentalna bariera, która dzieli ludzi na obozy „My kontra Oni” np. Produkcja kontra Sprzedaż, pracownicy kontra kadra zarządzająca, pierwsza zmiana kontra druga zmiana, handlowiec kontra drugi handlowiec.
Taki oderwany od całości dział, pracownik lub grupa pracowników, skupia się jedynie na własnych celach, priorytetach i korzyściach, nie patrząc na firmę jako całość.
Brak współpracy i konflikty w zespole
Firma podzielona na silosy traci swoją spójność i nie jest w stanie płynnie przeprowadzać procesów, ponieważ są one często uzależnione od przepływu informacji – a ta między firmowymi silosami jest zaburzona lub nie ma jej wcale.
Pracownicy czują się odizolowani i nieufni w stosunku np. do kolegów z zespołu. Mogą na przykład ograniczać kontakt z innymi wyłącznie do drogi mailowej lub unikać udziału w spotkaniach i naradach.
W firmie panuje negatywna, napięta atmosfera, która sprzyja powstawaniu nieporozumień i konfliktów.
Dlaczego powstają silosy?
Silosy najczęściej są wynikiem struktury organizacyjnej w firmie. Powstają pionowo między stanowiskami wyżej i niżej w hierarchii (pracownicy kontra kadra menedżerska). Lub poziomo między działami pełniącymi różne funkcje (Produkcja, Sprzedaż, HR, Administracja, Marketing itd.)
Powodem powstawania silosów w firmie mogą być także relacje między pracownikami, ich poglądy, doświadczenia, wiek czy kompetencje (starsi kontra młodsi, osoby z długim stażem kontra nowo zatrudnieni, chętni do zmian kontra bojący się nowości).
Do większej izolacji i oderwania od całości firmy przyczynia się również coraz większa popularność pracy zdalnej, home office i elastycznych godzin pracy. Te rozwiązania są doceniane przez pracowników, którzy mogą dzięki nim cieszyć się większą swobodą i łatwiej łączyć życie osobiste z pracą. Natomiast wymagają od firmy bardzo jasno określonych i spisanych zasad komunikacji i współpracy, których na ten moment większość firm w Polsce nie ma.
Kto odpowiada za powstające silosy w firmie?
Za powstawanie silosów nie są odpowiedzialni jedynie pracownicy. Niestety często to sama firma doprowadza do podziałów np. swoją polityką, brakiem opracowanych zasad i wartości, nagradzaniem rywalizacji – szczególnie w działach sprzedaży, gdzie handlowcy ścigają się o kolejne premie, czy faworyzowaniem jednych działów ponad innymi.
10 sygnałów, że w Twojej firmie powstają silosy:
Jak rozpoznać organizację silosową? Zobacz, czy w Twojej firmie pojawiają się poniższe sytuacje:
1. Wykluczające się cele
Działy realizują swoje cele wewnętrzne niezależnie od innych działów. Co gorsze, przez niewłaściwe zarządzanie i błędne wyznaczenie tych celów mogą się one nawet wzajemnie wykluczać i powodować sytuację, w której, aby jeden dział zrealizował swój cel, drugi musi ponieść porażkę.
Przykład: Celem magazynu jest jak najszybsza wysyłka, niestety jest ona notorycznie opóźniona przez bałagan spowodowany zbyt dużą ilością produktów na półkach. Tymczasem celem działu zaopatrzenia jest zamówienie produktów w jak najniższej cenie, wobec czego zamawia duże ilości, by oszczędzić.
Na pierwszy rzut oka wszystko w firmie działa – przecież dział zrealizował swój cel. Ale dopiero przyglądając się całości, można dostrzec ukryte problemy w komunikacji.
2. Indywidualizm i „własne podwórko”
Każdy pracownik dba o własny interes. „Moje” cele oraz „moje” zadania mają najwyższy priorytet. Dochodzi do zamknięcia się na własnym podwórku. Większość osób ma wąskie, jednowymiarowe postrzeganie swojej roli w zespole oraz w całej organizacji – „Jestem tu po to, żeby obsługiwać maszynę”.
Osoby w firmie nie czują się związane w żaden sposób z organizacją czy swoim zespołem. Widzą siebie jako pojedynczą jednostkę, która odnosi pojedynczy sukces lub porażkę. Duży indywidualizm pracowników widać najwyraźniej w zespołach, gdzie pracownicy otrzymują dodatkowe wynagrodzenie w zależności od osiągnięć np. ilości zdobytych klientów.
3. Brak empatii
Pracownicy nie pomagają sobie wzajemnie. Pomoc innym mogą traktować jako szkodę dla siebie np. marnowanie czasu na wyręczanie innych w zadaniach, zamiast realizowania własnych. Mogą także uznawać uczynność za słabość i obawiać się, że jeżeli wykażą chęć pomocy, będą później wykorzystywani przez innych. Osoby silnie nastawione na rywalizację będą cieszyć się z niepowodzeń innych, jeśli z nimi konkurują.
Działy dostrzegają jedynie własne, wewnętrzne problemy – problemy w innych działach nie są ich sprawą ani interesem. Mogą oskarżać się wzajemnie o brak kompetencji i nieumiejętność rozwiązywania swoich spraw lub izolować się całkowicie, stwierdzając „niech sobie radzą”.
4. Blokujące się procesy
Przez zaburzoną komunikację oraz brak współpracy procesy blokują się na poszczególnych etapach lub osobach. Informacje nie przepływają płynnie, pojawiają się zgrzyty, nieporozumienia, błędne dane i wytyczne.
Ich skutkiem mogą być opóźnienia, wykonywanie tych samych zadań podwójnie, utrata pozyskanych wcześniej klientów czy bałagan w programach typu crm.
Niesprawne procesy kosztują dużo firmy produkcyjne i logistyczne, gdzie ta płynność jest szczególnie istotna.
5. Rywalizacja
Rywalizacja chociaż bywa metodą podnoszącą motywację pracowników, w dużej ilości ma negatywny wpływ na współpracę i relacje w zespole. Pracownicy widzą w sobie nawzajem konkurencję, której nie można ufać i której nie warto pomagać. Nie dzielą się wiedzą i umiejętnościami. Poszczególne osoby działają indywidualnie na swój własny rachunek.
Pracownicy wypadający gorzej w „rankingu” odczuwają spadek motywacji, wykluczenie i mniej angażują się w kolejne zadania.
6. Informacja staje się cenną walutą
W organizacji silosowej działy/pracownicy nie komunikują się ze sobą lub robią to w sposób ograniczony. Nie widzą takiej potrzeby, skupiają się na komunikacji wewnętrznej w dziale, nie ufają osobom z zewnątrz lub uznają, że pewne informacje są oczywiste dla wszystkich i nie muszą być przekazywane.
Komunikacja jest zdawkowa. Odbywa się sporadycznie np. podczas spotkań lub w formie pisemnej drogą mailową czy poprzez komentarze przypisane do zadań na Asanie, Trello itp.
W zespołach, gdzie brak zaufania każda informacja staje się cenną walutą – asem w rękawie, który daje przewagę nad innymi. Osoby, które mają dużo informacji podnoszą swój status i umiejętnie wykorzystują je, aby osiągać swoje cele.
7. Przerzucanie się winą za błędy i niepowodzenia
Silosy w firmie powodują, że pracownicy zrzucają winę za błędy i porażki na innych. Winny jest zawsze inny dział bądź inna osoba.
Serwis obwinia Sprzedaż o to, że sprzedała klientowi wadliwy produkt. Z kolei Sprzedaż stwierdza, że serwisanci są niekompetentni, bo nie potrafią naprawić usterki. A poza tym to winna jest Produkcja, bo to ona wyprodukowała produkt z wadą. Pracownicy Produkcji mówią jednogłośnie: to Dział Zakupów spowodował to wszystko, bo zamiast porządnego zaopatrzenia, kupił tanie części z Chin. To wszystko ich wina! Właściciel firmy obwinia Dyrektora zarządzającego, który miał wszystkim się zająć, a on zrzuca winę na kierowników, którzy nie dopilnowali procesów…
W efekcie winnym zostaje uznany… klient! Bo na pewno źle używał produktu i dlatego go popsuł.
8. Ukrywanie porażki
Szukanie winnego powoduje również to, że pracownicy ukrywają swoje niepowodzenia i błędy. Nie przyznają się do niewiedzy, niepewności. Jeśli porażka wyjdzie na jaw, często zrzucają winę na inne czynniki np. niedziałający program, stary komputer, powolny internet, trudnego klienta, kryzys na rynku, konkurencję, bałagan w dokumentach czy brzydką pogodę.
Ta sytuacja ma miejsce zwłaszcza w przypadku podziału pracownicy kontra kadra menedżerska – podwładni nie chcą przyznać się do błędu, ponieważ obawiają się krytyki i konsekwencji ze strony przełożonych.
9. Zemsta i sabotaż
Jeśli między silosami w firmie dodatkowo narastają konflikty mogą pojawić się zachowania nakierowane na wyrządzenie szkody wrogiemu działowi. Są to między innymi celowe zatajanie ważnych informacji lub danych, celowe opóźnianie zadań, obniżanie jakości lub popełnianie błędów, za które winą zostanie obarczony ktoś inny, a nawet oczernianie innego działu lub pracownika w oczach klienta.
Osoby, które czują się w jakiś sposób poszkodowane mogą stosować zemstę, czyli np. odmówić pomocy osobie, która wcześniej nie miała dla nich czasu.
10. Sarkazm oraz agresja komunikacyjna
Podziały w firmie często oznaczają także bierną agresję. Ukryte agresywne komunikaty obniżają atmosferę w zespole i zaniżają poczucie wartości pracowników.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji o tym, jak przejawia się bierna agresja w zespole, możesz obejrzeć wideo na ten temat:
Jak zburzyć silosy – czyli jak poprawić relacje w zespole?
Czy zauważasz któreś z tych sygnałów w Twojej firmie? To sygnał, że warto zwrócić uwagę na podziały między pracownikami i podjąć działania, które je rozwiążą.
Aby zburzyć silosy w firmie, przede wszystkim należy popracować nad zasadami komunikacji i umiejętnościami, jakie w tym zakresie mają pracownicy. Warto uświadomić ich, że cele, które realizują, powinny dążyć w tym samym kierunku, ponieważ każda osoba w firmie ma wpływ na nie tylko na siebie, swój zespół czy swój dział, ale także na szeroko pojęte procesy, satysfakcję klientów i wyniki całej organizacji.
Jeśli podziały wynikają ze słabych relacji między pracownikami, istnieje wiele sposobów integracji zespołu, które pozwolą mu nie tylko poznać się lepiej, ale również poćwiczyć umiejętności współpracy przydatne w codziennych obowiązkach. Polecamy tu szczególnie symulacyjne gry szkoleniowe, które podczas zabawy uwydatniają wiele przyzwyczajeń i temperamenty uczestników.
Autor: Magdalena Wojtkowiak
Poznaj nasze Top gry szkoleniowe na skuteczną współpracę i komunikację w zespole:
Tower of Power
Wyspa Skarbów
Fabryka Życzeń
Kwestia czasu
Artykuły, które mogą Ci się spodobać
Historia Klienta: Niemieckie Standardy w Polskich Realiach
/w case studyNiemieckie przedsiębiorstwo IT przeprowadziło szkolenia korporacyjne dla kadry zarządzającej w temacie komunikacji menedżerskiej. W szkoleniach wzięli udział Liderzy z Polski. Okazało się jednak, że niemieckie metody nie do końca przekładają się na polskich pracowników o innej mentalności, oczekiwaniach i podejściu do pracy.
Jak przełożyć niemiecką wiedzę korporacyjną na polskie realia?
Historia Klienta: System Kompetencji Menedżerskich
/w case studyLiderzy z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu spotkali się z brutalną rzeczywistością, w której dotychczasowe metody kierowania zespołem przestawały działać.
Szybki rozwój firmy i większa liczba pracowników, którymi trzeba zarządzać w bezpośredni sposób pokazały braki na polu komunikacji, delegowania zadań oraz motywowania.
Firma musiała podjąć działania, by rozwinąć kadrę zarządzającą.
Jak przebiegł 12-miesięczny projekt Akademii Menedżera?
Poznaj case study naszego klienta!
Metoda TWI: Training Within Industry – skuteczny poradnik
/w produkcyjne, zarządzanieSkuteczne przekazywanie wiedzy pracownikom i szybki proces wdrożenia na stanowisko to zaledwie 1 z 3 komponentów metody TWI. Ma ona o wiele więcej korzyści zarówno w optymalizacji procesów jak i rozwijaniu umiejętności przywódczych.
Zobacz, co warto wiedzieć o metodzie TWI, gdzie można ją wykorzystać i od czego zacząć wdrażanie.
Narzędzia Lean Management – TWI
Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na wdrożenie narzędzi Lean Management oraz Lean Manufacturing. Filozofia ciągłego doskonalenia, usprawniania procesów oraz poszukiwania maksymalnej wydajności nie dotyczy już tylko zakładów produkcyjnych, ale także firm z różnych branż i o różniej wielkości.
Narzędzia Lean to rozwiązanie, które pomaga w harmonijny sposób dokonać analizy procesów, wdrożyć zmiany i zaangażować pracowników do rozwoju umiejętności.
Założenia metody Lean są spójne z filozofią Lean i doskonale łączą się z innymi narzędziami takimi jak Kaizen, 5S, TPS.
TWI – więcej niż wdrożenie pracownika
Słowo „Training” w nazwie metody TWI może sugerować, iż jest to metoda skutecznego szkolenia pracowników. Ale TWI łączy w sobie o wiele więcej.
Oprócz przekazywania wiedzy i przyspieszenia procesu wdrożenia pracowników, TWI wykorzystywane jest przez firmy do doskonalenia procesów, zarządzania relacjami czy tworzenia kultury organizacyjnej. Ma szerokie zastosowanie i dzięki swoim 3 komponentom tworzy spójny proces rozwoju przedsiębiorstwa pod kątem filozofii Lean.
Czym jest metoda TWI (Training Within Industry)?
Training Within Industry, czyli w skrócie TWI, to metoda, która skupia się na doskonaleniu umiejętności pracowników tak, aby szybciej i łatwiej przekazywać wiedzę, budować relacje i wdrażać ludzi w procesy.
Pomaga zwiększyć jakość i wydajność pracy dzięki wprowadzeniu standardów oraz lepszym przygotowaniu pracowników na stanowiska.
Doskonali umiejętności zarządzania ludźmi, zwłaszcza budowanie relacji z pracownikami i rozwiązywanie konfliktów – co bezpośrednio przekłada się na większą lojalność i zaangażowanie, a co za tym idzie zmniejszenie rotacji.
Gdzie wykorzystuje się TWI?
Metodę TWI wykorzystuje się w różnych branżach i działach firmy. Najczęściej stosują ją firmy produkcyjne – automotive, produkcja elektroniki czy żywności, aby usprawniać procesy i przyspieszyć proces przekazywania wiedzy pracownikom na hali np. wiedzy dotyczącej obsługi maszyn. A także, aby zachować płynność i wysoką jakość produkcji.
TWI sprawdza się również w miejscach, gdzie szkolony jest personel np. w szpitalach i instytucjach medycznych, restauracjach, hotelach, bankach. Pozwala na szybkie i spójne przekazanie standardów.
Ciekawym przykładem jest wykorzystanie TWI w dziedzinie Edukacji, gdzie ta metoda pomaga nauczycielom bądź wykładowcom doskonalić metody nauczania, przekazywać jasne instrukcje, lepiej się komunikować i tworzyć relacje z uczniami czy kursantami.
Metodę TWI mogą również wykorzystywać działy sprzedaży, obsługi klienta, HR-u, logistyki, marketingu czy rozwoju. Ma ona zastosowanie wszędzie tam, gdzie zachodzą procesy.
Skąd to się wzięło? Genza metody TWI
Program TWI został opracowany podczas II wojny światowej w Stanach Zjednoczonych przez Departament Przemysłu Wojennego oraz Komisję Rekonwersji. Poszukiwano sposobu na przyspieszenie produkcji wojennej i doskonalenie procesów pracy w zakładach produkujących broń, pojazdy wojskowe, śmigłowce, statki czy inne materiały dla armii i ludności cywilnej.
Kluczowe było szybkie szkolenie nowych pracowników według tych samych standardów. To pozwalało na utrzymanie płynności i jakości produkcji oraz zmniejszało ryzyko przestojów spowodowanych błędami nowicjuszy.
Agencje rządowe opracowały program TWI w 3 etapach, który pomagał szybko przekazywać wiedzę, eliminować marnotrawstwa z procesów i utrzymywać dobre relacje między ludźmi. Te etapy stosuje się w TWI również dzisiaj.
Po okresie wojennym metoda TWI została zaadaptowana w wielu branżach gospodarki i wpłynęła na sposób zarządzania jakością oraz inne filozofie takie jak np. Kaizen.
Co składa się na program TWI? 3 Komponenty
Program TWI składa się z trzech głównych komponentów, których celem jest rozwijanie umiejętności kierowania ludźmi, doskonalenie procesów oraz tworzenie pozytywnego środowiska pracy.
Job Instruction – JI: Instruowanie pracowników
Pierwszy komponent metody TWI rozwija umiejętności trenerskie – szkolenia, instruowania oraz monitorowania pracowników. Dąży do standaryzacji działań oraz stworzenia jasnych, klarownych instrukcji krok po korku.
Dzięki temu możliwe jest przyspieszenie wdrożenia pracownika na stanowisko oraz utrzymanie jakości dla całej kadry pracowniczej.
W procesie JI, Liderzy dokonują analizy stanowiska i jego kluczowych zadań. Na tej podstawie opracowują jasną (i powtarzalną według standardów) instrukcję krok po korku. Następnie przeprowadzają praktyczne szkolenie pracownika, gdzie przechodzą przez wszystkie kroki, odpowiadają na pytania i rozwiewają wątpliwości. Na koniec weryfikują czy pracownik zrozumiał instrukcje i oceniają, jak wykonuje on zadanie. Wprowadzają też poprawki i dodatkowe uwagi.
Job Methods – JM: Doskonalenie metod pracy
Komponent Job Methods skupia się na optymalizacji i doskonaleniu procesów pod kątem eliminacji marnotrawstwa i aktywnego poszukiwania rozwiązań.
Dzięki zaangażowaniu pracowników w tworzenie i analizowanie procesów możliwe jest zwiększenie wydajności i ograniczenie strat czasu, materiałów, kosztów…
W procesie JM, Liderzy oraz pracownicy dokonują analizy całego procesu i jego poszczególnych kroków oraz np. przepływu materiału. Odnajdują słabe punkty, marnotrawstwa oraz obszary, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
Zmiany są wdrażane i testowane, a jeśli okażą się skuteczne, zostają włączone do standardów firmy i przekazywane wszystkim pracownikom.
Job Relations – JR: Budowa relacji z pracownikami
Komponent Job Relations odpowiada za współpracę i komunikację między pracownikami, oraz między podwładnymi i przełożonymi.
Pozwala utrzymywać pozytywne relacje i tworzyć harmonijne środowisko pracy. Wpływa na lojalność i motywację pracowników, które są szczególnie ważne w obliczu rosnącej rotacji.
Podczas procesu JR, Liderzy rozwijają swoje kompetencje międzyludzkie. Zdobywają umiejętności w obszarach komunikacji z pracownikami, rozwiązywania konfliktów oraz utrzymania zaangażowania poprzez wsparcie i motywowanie pracowników.
Dzięki dobrym relacjom możliwa jest wymiana wiedzy i dążenie do wspólnych celów.
Kto może wykorzystać metodę TWI?
Szkolenia z TWI przeznaczone są główne dla kadry zarządzającej – liderów produkcji, kierowników, menedżerów działów. Mogą wykorzystać ją wszystkie osoby odpowiedzialne za zarządzanie procesami i rozwój pracowników w organizacji.
Dlatego też z TWI korzystają pracownicy działów HR, kierownicy utrzymania ruchu, specjaliści ds. bezpieczeństwa, koordynatorzy oraz trenerzy wewnętrzni.
Jakie korzyści przynosi metoda TWI w firmie produkcyjnej?
Wykorzystanie Training Within Industry jest szczególnie istotne dla firm produkcyjnych. Zwłaszcza tych, gdzie występuje problem zwiększonej rotacji.
Metoda TWI:
Jakie korzyści daje stosowanie metody TWI w innych firmach?
Warto jednak pamiętać, że TWI nie ogranicza się wyłącznie do zakładów produkcyjnych i daje wiele korzyści również w firmach usługowych. Między innymi:
Od czego zacząć wdrażanie Training Within Industy w firmie?
Aby skutecznie wdrożyć metodę TWI w firmie należy zacząć od poznania i zrozumienia jej komponentów oraz ogólnych założeń filozofii Lean.
Ważne jest zidentyfikowanie obszarów do rozwoju i określenie celów, jak również dokładne zrozumienie osób, które będą brały udział we wdrożeniu – jakie są ich role, zadania, gdzie znajdują się w procesie.
Wtedy możliwe jest szkolenie Liderów i wprowadzanie zmian w praktyce.
Jeśli interesuje Cię metoda TWI i chcesz wykorzystać ją w swojej firmie, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z nami i opisz sytuację.
⠀
Przykładowe wykorzystanie metody TWI – case study naszego klienta
Problem rotacji i braku standardów
Firma z branży produkcji urządzeń elektronicznych zmagała się ze stratami finansowymi, których przyczyną była niska efektywność procesów i duże koszty utrzymania produkcji.
Zarząd firmy stwierdził brak standaryzacji procesów i znaczące różnice w jakości między dwoma zakładami, a także między poszczególnymi produktami.
Dodatkowo zbadaliśmy, że zwiększona rotacja i duża liczba nowo zatrudnianych pracowników powodowała spięcia na poziomie komunikacji i przestoje między stanowiskami wydłużające ostateczny czas realizacji.
Wdrożenie metody TWI na produkcji
Po przeprowadzeniu Audytu w obu zakładach produkcyjnych zarząd firmy zgodził się na propozycję wykorzystania metody TWI w celu optymalizacji procesów i wprowadzenia standardów spójnych dla obu lokalizacji.
Została przeszkolona grupa liderów produkcji oraz wyższa kadra zarządzająca – dyrektorzy i kierownicy działów. Po wdrożeniu metody TWI na wybranych stanowiskach został przeprowadzony warsztat follow up podsumowujący wyniki i przygotowujący do dalszego wykorzystania TWI w całej firmie.
Efekty wdrożenia TWI
Po wdrożeniu metody TWI wraz z nowymi standardami, zarząd firmy dostrzegł zmiany:
⠀
Czy warto wdrażać TWI?
Metoda TWI przynosi wiele korzyści zarówno dla procesów w przedsiębiorstwie, jak i dla zatrudnionych w nim ludzi. Pozwala zwiększyć wydajność i wprowadzić wiele pozytywnych zmian w kulturze organizacyjnej.
Jeśli utrzymanie zaangażowania i doskonalenie działań jest istotne dla Twojej firmy, zdecydowanie warto przyjrzeć się bliżej metodzie Training Within Industry.
Zobacz program szkolenia TWI, które prowadzą nasi eksperci:
Optymalizacja procesów w firmie – jak nie tracić czasu i pieniędzy przez niestabilne procesy?
/w produkcyjne, zarządzanieMierzysz czy procesy w Twojej firmie lub zespole są skuteczne? A może pracownicy działają chaotycznie, z przyzwyczajenia robiąc pewne rzeczy tak, a nie inaczej? Niestabilne procesy w firmie mogą generować duże straty – przez popełniane błędy i marnotrawstwa pojawiają się opóźnienia, koszty i spada produktywność zespołów.
Zobacz, co warto z tym zrobić!
Jak usprawnić proces w firmie?
Każda firma składa się z procesów, które decydują o jej skuteczności i funkcjonowaniu. Mogą to być skomplikowane, wieloetapowe procesy zachodzące między kilkoma działami w wielkich korporacjach, czy firmach produkcyjnych. Mogą to być również mniejsze procesy wewnątrz działów sprzedaży, obsługi klienta czy w firmach kilkuosobowych.
Nawet jeśli prowadzisz działalność, gdzie zatrudniasz jednego bądź dwóch pracowników, Twój biznes składa się z procesów, które pochłaniają czas, pieniądze oraz Twoją energię.
Dzięki analizie i optymalizacji procesów możesz wyeliminować słabe punkty, ogromnie zwiększyć skuteczność działań i wydajność firmy oraz zespołu, skracać czas potrzeby na zrealizowanie celów, a także zminimalizować ryzyko popełnianych błędów.
Firma staje się wewnętrznie zorganizowana i odporna na kryzysowe sytuacje np. nieobecność właściciela, rotację pracowników czy nieprzewidziane wypadki.
Optymalizacja procesów – jak to wygląda w Polsce?
Procesy w firmie będą różnić się nie tylko w zależności od branży i specyfikacji firmy, ale nawet w większości przypadków są one charakterystyczne dla jednego, konkretnego przedsiębiorstwa i w innej firmie będą wyglądać inaczej.
Na polskim rynku dominują małe i średnie przedsiębiorstwa, w których procesy nie są dokładnie określone i mierzone. Nasze obserwacje pokazują, że w małych zespołach odpowiedzialność za poszczególne etapy i zadania jest rozmyta. Duża część takich zespołów jest również uzależniona od jednej osoby – właściciela firmy, Lidera bądź specjalisty, którzy stają się „wąskim gardłem” w działaniach zespołu, bo np. jako jedyni podejmują decyzje.
Jednak coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z potrzeby optymalizacji i automatyzacji procesów, aby zwiększać wydajność i jakość oferowanych produktów oraz usług. Korzystają one z dostępnych technologii i maszyn. A także wdrażają narzędzia zarządzania jakością Lean Management i Six Sigma.
Co to znaczy, że proces jest „Niestabilny”?
Niestabilny proces w firmie to taki, który jest podatny na zmiany, wahania i częste błędy. Działania w tym procesie nie są mierzone, dlatego trudno określić jego skuteczność i potrzeby np. czy faktycznie jest potrzeba zatrudnienia nowego pracownika, a może wystarczy lepsza organizacja czasu?
Niestabilne procesy wiążą się między innymi ze słabymi wynikami, opóźnieniami, wydłużonym czasem realizacji, większym zużyciem zasobów i tym samym większymi kosztami dla firmy oraz obniżoną jakością produktu końcowego, czy usługi, co skutkuje niezadowoleniem klientów.
Jak rozpoznać niestabilny proces w firmie?
Przykłady obserwacji
Przykład 1:
Pojawiają się duże różnice w wykonaniu zadania niespowodowane żadnym konkretnym czynnikiem np. większą ilością produktu do spakowania. Czas wykonania tego samego zadania między jednym a drugim cyklem jest diametralnie różny, brak spójności, a wyniki nie są możliwe do powtórzenia mimo tych samych działań.
Przykład 2:
Proces jest często przerywany i zatrzymywany. Na halach produkcyjnych przestoje w produkcji powodują np. awarie maszyn i oczekiwanie na ich naprawę.
W innych branżach może to być, chociażby awaria programu, który często się zawiesza, wolne łącze internetowe, pracownicy rozpraszający się nawzajem, powodując „Efekt piły” czy uzupełnianie zasobów.
Przykład 3:
Najbardziej oczywistą obserwacją, która mówi o braku spójności procesu, są różnice w efekcie końcowym – produkcie lub usłudze. Proces jest niestabilny, kiedy wiele produktów jest wadliwych lub niezgodnych ze standardem. Lub jeśli ta sama usługa wykonywana jest na różnym poziomie. Warto również zwrócić uwagę na ilość wykorzystanych zasobów – błędy i poprawki w procesie będą generować ich więcej.
Dlaczego procesy w firmie są niestabilne?
Destrukcyjne czynniki
Istnieją różne czynniki powodujące niestabilność procesów w firmie. Z naszego doświadczenia głównym z nich jest brak jasno określonych standardów i sposobów działania. Pracownicy, którzy nie znają procesu, nie rozumieją go i nie mają konkretnych wytycznych, przyjmują automatycznie własny sposób myślenia i postępowania.
Np. Nie załączą w ofercie przygotowywanej dla klienta przykładowego case study, ponieważ uznają, że jest niepotrzebne lub za długie. „Wolałem przedstawić klientowi konkretne informacje, jak wyślę taką długą ofertę to jej nie przeczyta„. Tymczasem wyniki waszej firmy pokazują, że oferty z dołączonym case study sprzedają o wiele lepiej niż pozostałe.
Wprowadzenie standardu: „Do każdej oferty załączamy case study” już będzie pierwszym krokiem do ujednolicenia procesu.
Innymi czynnikami powodującymi niestabilność procesów mogą być:
Aby dostrzec czynniki powodujące niestabilność, kluczowa jest ciągła obserwacja i analiza procesów pod kątem ich funkcjonowania i skuteczności. Tylko wtedy możliwe jest zauważenie problemów i podjęcie kroków, aby je naprawić.
Jakie są konsekwencje niestabilnych procesów dla firmy?
Konsekwencją niestabilnych procesów są przede wszystkim duże straty finansowe dla przedsiębiorstwa i „przepalanie” pieniędzy na nieefektywne działania. Są to również koszty wykorzystywanych materiałów i zasobów, utrzymania pracowników i koszty czasu ich pracy.
Niestabilne procesy oznaczają dla firmy także niską wydajność i niską jakość produktu końcowego. Co przy obecnej charakterystyce rynku powoduje spadek konkurencyjności w porównaniu do firm, które dzięki zoptymalizowanym i sprawnie działającym procesom dostarczają produkty szybciej, taniej i w lepszej jakości.
Procesy, które generują błędy i dodatkowe działania, oraz te, które są zbyt skomplikowane i mało efektywne, oddziałują również na samych pracowników. Spada ich motywacja i zaangażowanie. Mogą unikać przejęcia odpowiedzialności, czuć się sfrustrowani i zestresowani. Jeśli dostrzegasz w swojej firmie wysoką rotację, przyjrzyj się szczególnie procesom, w które zaangażowani są pracownicy, którzy notorycznie odchodzą.
Jak poprawić i zoptymalizować procesy? 5 istotnych kroków, które może podjąć firma.
Zacznij od analizy
Na początku należy przyjrzeć się procesom pod kątem ich skuteczności i odnaleźć potencjalne marnotrawstwa. Aby poprawnie je zidentyfikować, warto określić odpowiednie wskaźniki mierzalności, na podstawie których przeprowadzona zostanie analiza oraz określone wioski.
W tym celu posłużyć może Audyt lub Mapowanie procesów Value Stream Mapping – jeśli chcesz skonsultować się z ekspertem w tym temacie, możesz zapisać się na bezpłatną konsultację na naszej stronie.
Wypracowanie standardów
Jak wcześniej pisaliśmy, główną przyczyną niestabilności procesów jest brak określonych procedur. Ustal standardy, dzięki czemu Twoi pracownicy nie będą musieli tracić czasu na zastanawianie się jak coś zrobić, tylko będą mogli szybciej przejść do działania.
Wypracowanie wskaźników
Monitoruj proces na bieżąco, aby obserwować jego skuteczność i zmiany, jakie mogą w nim zachodzić. Do tego celu określ wskaźniki, które posłużą Ci do kontroli jakości. Stabilność procesów w firmie osiąga się poprzez regularne działania analityczne.
Wdrażanie
Kiedy zdecydujesz się na optymalizację procesów w firmie, zacznij od jednego procesu, a nawet od kilku drobnych zmian. Nagła, drastyczna zmiana całego funkcjonowania firmy nie zadziała, ponieważ pracownicy zostaną wówczas przytłoczeni ilością nowych informacji i będą popełniać masę błędów i pomyłek. Mogą także poczuć się zdemotywowani lub buntować się przeciwko nagłym zmianom. Lepiej rozłożyć proces w czasie.
Filozofia ciągłego doskonalenia
Optymalizacja procesów firmowych wiąże się z nastawieniem na ciągłe doskonalenie i rozwój przedsiębiorstwa oraz zespołu. Ważne jest regularne szkolenie pracowników i rozwijanie ich kompetencji, aby byli w stanie realizować procesy, które zostaną opracowane.
Aktywnie szukaj rozwiązań, które mogą zwiększyć skuteczność firmy i angażuj w to pracowników.
Pomoc w optymalizacji procesów w firmie
Potrzebujesz wsparcia w optymalizacji procesów? Możemy przeprowadzić dla Ciebie audyt, mapowanie procesu, a także pełen plan optymalizacji.
Projekty prowadzi doświadczony szef produkcji oraz ekspert doskonalenia procesów produkcyjnych, logistycznych i usługowych narzędziami Lean Management i Six Sigma, z 20-letnim doświadczeniem pracy w przemyśle.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji, aby porozmawiać z nami o swoich potrzebach i pomysłach.
Pobierz bezpłatny webinar Lean o procesach
Procesy w firmie – Jak zwiększać efektywność i oszczędzać czas oraz pieniądze?
Jak usprawniać procesy w Firmie, aby oszczędzać czas i pieniądze oraz osiągać coraz lepsze wyniki? Zobacz, dlaczego warto optymalizować działania oraz jak eliminować błędy i marnotrawstwa, które są przyczyną strat.
Szukasz rozwiązań dla produkcji?
Poznaj nasze szkolenia produkcyjne
Kierowanie Zespołem Produkcyjnym
Skuteczna Komunikacja w Zespole Produkcyjnym
Motywowanie Pozafinansowe Pracowników na Produkcji
Współpraca w zespole – Jak rozpoznać silosy w firmie? 10 objawów
/w kompetencja managerskie, komunikacja, leadership, motywacja, produkcyjne, zarządzanieCzy praca w Twoim zespole bądź w Twojej firmie przypomina pole minowe, gdzie informacje są zatajane, rywalizacja kwitnie, a każda osoba dba o własny interes, nie patrząc, czy jej działania mają konsekwencje dla innych pracowników lub działów?
Przez niewłaściwą komunikację i błędne określane celów – w firmach rosną silosy.
Zobacz, czym są oraz jak zmienić podejście pracowników, usprawnić przepływ komunikacji i zadbać, by wszyscy grali do jednej bramki.
Czym jest organizacja silosowa?
Zwyczajny silos to szczelna budowla, w której przechowuje się między innymi zboże. W znaczeniu biznesowym silos w firmie to szczelne zamknięcie się działu lub pracowników na pozostałą część organizacji. I nie chodzi wyłącznie o zamknięcie drzwi – silos to wewnętrzna, mentalna bariera, która dzieli ludzi na obozy „My kontra Oni” np. Produkcja kontra Sprzedaż, pracownicy kontra kadra zarządzająca, pierwsza zmiana kontra druga zmiana, handlowiec kontra drugi handlowiec.
Taki oderwany od całości dział, pracownik lub grupa pracowników, skupia się jedynie na własnych celach, priorytetach i korzyściach, nie patrząc na firmę jako całość.
Brak współpracy i konflikty w zespole
Firma podzielona na silosy traci swoją spójność i nie jest w stanie płynnie przeprowadzać procesów, ponieważ są one często uzależnione od przepływu informacji – a ta między firmowymi silosami jest zaburzona lub nie ma jej wcale.
Pracownicy czują się odizolowani i nieufni w stosunku np. do kolegów z zespołu. Mogą na przykład ograniczać kontakt z innymi wyłącznie do drogi mailowej lub unikać udziału w spotkaniach i naradach.
W firmie panuje negatywna, napięta atmosfera, która sprzyja powstawaniu nieporozumień i konfliktów.
Dlaczego powstają silosy?
Silosy najczęściej są wynikiem struktury organizacyjnej w firmie. Powstają pionowo między stanowiskami wyżej i niżej w hierarchii (pracownicy kontra kadra menedżerska). Lub poziomo między działami pełniącymi różne funkcje (Produkcja, Sprzedaż, HR, Administracja, Marketing itd.)
Powodem powstawania silosów w firmie mogą być także relacje między pracownikami, ich poglądy, doświadczenia, wiek czy kompetencje (starsi kontra młodsi, osoby z długim stażem kontra nowo zatrudnieni, chętni do zmian kontra bojący się nowości).
Do większej izolacji i oderwania od całości firmy przyczynia się również coraz większa popularność pracy zdalnej, home office i elastycznych godzin pracy. Te rozwiązania są doceniane przez pracowników, którzy mogą dzięki nim cieszyć się większą swobodą i łatwiej łączyć życie osobiste z pracą. Natomiast wymagają od firmy bardzo jasno określonych i spisanych zasad komunikacji i współpracy, których na ten moment większość firm w Polsce nie ma.
Kto odpowiada za powstające silosy w firmie?
Za powstawanie silosów nie są odpowiedzialni jedynie pracownicy. Niestety często to sama firma doprowadza do podziałów np. swoją polityką, brakiem opracowanych zasad i wartości, nagradzaniem rywalizacji – szczególnie w działach sprzedaży, gdzie handlowcy ścigają się o kolejne premie, czy faworyzowaniem jednych działów ponad innymi.
10 sygnałów, że w Twojej firmie powstają silosy:
Jak rozpoznać organizację silosową? Zobacz, czy w Twojej firmie pojawiają się poniższe sytuacje:
1. Wykluczające się cele
Działy realizują swoje cele wewnętrzne niezależnie od innych działów. Co gorsze, przez niewłaściwe zarządzanie i błędne wyznaczenie tych celów mogą się one nawet wzajemnie wykluczać i powodować sytuację, w której, aby jeden dział zrealizował swój cel, drugi musi ponieść porażkę.
Przykład: Celem magazynu jest jak najszybsza wysyłka, niestety jest ona notorycznie opóźniona przez bałagan spowodowany zbyt dużą ilością produktów na półkach. Tymczasem celem działu zaopatrzenia jest zamówienie produktów w jak najniższej cenie, wobec czego zamawia duże ilości, by oszczędzić.
Na pierwszy rzut oka wszystko w firmie działa – przecież dział zrealizował swój cel. Ale dopiero przyglądając się całości, można dostrzec ukryte problemy w komunikacji.
2. Indywidualizm i „własne podwórko”
Każdy pracownik dba o własny interes. „Moje” cele oraz „moje” zadania mają najwyższy priorytet. Dochodzi do zamknięcia się na własnym podwórku. Większość osób ma wąskie, jednowymiarowe postrzeganie swojej roli w zespole oraz w całej organizacji – „Jestem tu po to, żeby obsługiwać maszynę”.
Osoby w firmie nie czują się związane w żaden sposób z organizacją czy swoim zespołem. Widzą siebie jako pojedynczą jednostkę, która odnosi pojedynczy sukces lub porażkę. Duży indywidualizm pracowników widać najwyraźniej w zespołach, gdzie pracownicy otrzymują dodatkowe wynagrodzenie w zależności od osiągnięć np. ilości zdobytych klientów.
3. Brak empatii
Pracownicy nie pomagają sobie wzajemnie. Pomoc innym mogą traktować jako szkodę dla siebie np. marnowanie czasu na wyręczanie innych w zadaniach, zamiast realizowania własnych. Mogą także uznawać uczynność za słabość i obawiać się, że jeżeli wykażą chęć pomocy, będą później wykorzystywani przez innych. Osoby silnie nastawione na rywalizację będą cieszyć się z niepowodzeń innych, jeśli z nimi konkurują.
Działy dostrzegają jedynie własne, wewnętrzne problemy – problemy w innych działach nie są ich sprawą ani interesem. Mogą oskarżać się wzajemnie o brak kompetencji i nieumiejętność rozwiązywania swoich spraw lub izolować się całkowicie, stwierdzając „niech sobie radzą”.
4. Blokujące się procesy
Przez zaburzoną komunikację oraz brak współpracy procesy blokują się na poszczególnych etapach lub osobach. Informacje nie przepływają płynnie, pojawiają się zgrzyty, nieporozumienia, błędne dane i wytyczne.
Ich skutkiem mogą być opóźnienia, wykonywanie tych samych zadań podwójnie, utrata pozyskanych wcześniej klientów czy bałagan w programach typu crm.
Niesprawne procesy kosztują dużo firmy produkcyjne i logistyczne, gdzie ta płynność jest szczególnie istotna.
5. Rywalizacja
Rywalizacja chociaż bywa metodą podnoszącą motywację pracowników, w dużej ilości ma negatywny wpływ na współpracę i relacje w zespole. Pracownicy widzą w sobie nawzajem konkurencję, której nie można ufać i której nie warto pomagać. Nie dzielą się wiedzą i umiejętnościami. Poszczególne osoby działają indywidualnie na swój własny rachunek.
Pracownicy wypadający gorzej w „rankingu” odczuwają spadek motywacji, wykluczenie i mniej angażują się w kolejne zadania.
6. Informacja staje się cenną walutą
W organizacji silosowej działy/pracownicy nie komunikują się ze sobą lub robią to w sposób ograniczony. Nie widzą takiej potrzeby, skupiają się na komunikacji wewnętrznej w dziale, nie ufają osobom z zewnątrz lub uznają, że pewne informacje są oczywiste dla wszystkich i nie muszą być przekazywane.
Komunikacja jest zdawkowa. Odbywa się sporadycznie np. podczas spotkań lub w formie pisemnej drogą mailową czy poprzez komentarze przypisane do zadań na Asanie, Trello itp.
W zespołach, gdzie brak zaufania każda informacja staje się cenną walutą – asem w rękawie, który daje przewagę nad innymi. Osoby, które mają dużo informacji podnoszą swój status i umiejętnie wykorzystują je, aby osiągać swoje cele.
7. Przerzucanie się winą za błędy i niepowodzenia
Silosy w firmie powodują, że pracownicy zrzucają winę za błędy i porażki na innych. Winny jest zawsze inny dział bądź inna osoba.
Serwis obwinia Sprzedaż o to, że sprzedała klientowi wadliwy produkt. Z kolei Sprzedaż stwierdza, że serwisanci są niekompetentni, bo nie potrafią naprawić usterki. A poza tym to winna jest Produkcja, bo to ona wyprodukowała produkt z wadą. Pracownicy Produkcji mówią jednogłośnie: to Dział Zakupów spowodował to wszystko, bo zamiast porządnego zaopatrzenia, kupił tanie części z Chin. To wszystko ich wina! Właściciel firmy obwinia Dyrektora zarządzającego, który miał wszystkim się zająć, a on zrzuca winę na kierowników, którzy nie dopilnowali procesów…
W efekcie winnym zostaje uznany… klient! Bo na pewno źle używał produktu i dlatego go popsuł.
8. Ukrywanie porażki
Szukanie winnego powoduje również to, że pracownicy ukrywają swoje niepowodzenia i błędy. Nie przyznają się do niewiedzy, niepewności. Jeśli porażka wyjdzie na jaw, często zrzucają winę na inne czynniki np. niedziałający program, stary komputer, powolny internet, trudnego klienta, kryzys na rynku, konkurencję, bałagan w dokumentach czy brzydką pogodę.
Ta sytuacja ma miejsce zwłaszcza w przypadku podziału pracownicy kontra kadra menedżerska – podwładni nie chcą przyznać się do błędu, ponieważ obawiają się krytyki i konsekwencji ze strony przełożonych.
9. Zemsta i sabotaż
Jeśli między silosami w firmie dodatkowo narastają konflikty mogą pojawić się zachowania nakierowane na wyrządzenie szkody wrogiemu działowi. Są to między innymi celowe zatajanie ważnych informacji lub danych, celowe opóźnianie zadań, obniżanie jakości lub popełnianie błędów, za które winą zostanie obarczony ktoś inny, a nawet oczernianie innego działu lub pracownika w oczach klienta.
Osoby, które czują się w jakiś sposób poszkodowane mogą stosować zemstę, czyli np. odmówić pomocy osobie, która wcześniej nie miała dla nich czasu.
10. Sarkazm oraz agresja komunikacyjna
Podziały w firmie często oznaczają także bierną agresję. Ukryte agresywne komunikaty obniżają atmosferę w zespole i zaniżają poczucie wartości pracowników.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji o tym, jak przejawia się bierna agresja w zespole, możesz obejrzeć wideo na ten temat:
Jak zburzyć silosy – czyli jak poprawić relacje w zespole?
Czy zauważasz któreś z tych sygnałów w Twojej firmie? To sygnał, że warto zwrócić uwagę na podziały między pracownikami i podjąć działania, które je rozwiążą.
Aby zburzyć silosy w firmie, przede wszystkim należy popracować nad zasadami komunikacji i umiejętnościami, jakie w tym zakresie mają pracownicy. Warto uświadomić ich, że cele, które realizują, powinny dążyć w tym samym kierunku, ponieważ każda osoba w firmie ma wpływ na nie tylko na siebie, swój zespół czy swój dział, ale także na szeroko pojęte procesy, satysfakcję klientów i wyniki całej organizacji.
Jeśli podziały wynikają ze słabych relacji między pracownikami, istnieje wiele sposobów integracji zespołu, które pozwolą mu nie tylko poznać się lepiej, ale również poćwiczyć umiejętności współpracy przydatne w codziennych obowiązkach. Polecamy tu szczególnie symulacyjne gry szkoleniowe, które podczas zabawy uwydatniają wiele przyzwyczajeń i temperamenty uczestników.
Autor: Magdalena Wojtkowiak
Poznaj nasze Top gry szkoleniowe na skuteczną współpracę i komunikację w zespole:
Tower of Power
Wyspa Skarbów
Fabryka Życzeń
Kwestia czasu
Artykuły, które mogą Ci się spodobać
Jak komunikować się skutecznie? Krótki poradnik
Najkrótsza droga do nieporozumienia
Kierowanie zespołem produkcyjnym – 6 błędów liderów produkcji
Kierowanie zespołem produkcyjnym – 6 błędów liderów produkcji
/w Bez kategorii, kompetencja managerskie, leadership, produkcyjne, zarządzanieWielu liderów produkcji oraz kierowników zespołów produkcyjnych jest w Polsce wyłanianych za pomocą awansu wewnętrznego. Utalentowany pracownik, który przejawia zdolności przywódcze zostaje wybrany na stanowisko kierownicze. Ale… co potem?
Zobacz jakie błędy popełniają liderzy i kierownicy produkcji – zarówno nowo awansowani, którzy nie zdobyli jeszcze umiejętności zarządzania pracownikami, jak i Ci z wieloletnim doświadczeniem, którzy wpadli w pułapkę założeń i przyzwyczajeń.
Największy obowiązek Lidera produkcji
Będąc menedżerem/liderem na produkcji musisz wiedzieć, że każde Twoje zachowanie ma wpływ na zespół. Można powiedzieć, że jesteś przykładem, ponieważ nawet to jak się ubierasz, wpływa na to, jak będzie postrzegał Cię Twój zespół i czy zyskasz miano przywódcy (o czym mówiliśmy, w poprzednim artykule: Jak budować przywództwo w zespole). Decyzje, które podejmuje menedżer, mają przełożenie nie tylko na zadowolenie zespołu, ale również jego motywację, efektywność oraz wyniki, które osiąga. Jeżeli kierujesz zespołem produkcyjnym, nie popełniaj tych 6 błędów.
Błąd nr 1: Brak konkretnych oczekiwań od pracownika produkcji
Jakie są Twoje oczekiwania wobec pracownika?
Zazwyczaj na takie pytanie Lider odpowiada, że liczy się dobry specjalista, który wie, jak wykonać swoją pracę i zna się na rzeczy. Jednak czy to wszystko? Czy to na pewno wystarczy? Jak się okazuje podczas rozmów podsumowujących i ocen, wcale nie. A Ty, Lider, utrzymujesz pracownika w błędnym przekonaniu. Jeżeli specjalista usłyszy, że jego jedynym zadaniem w firmie jest wykonywanie swojej pracy w należyty i prawidłowy sposób, właśnie na tym się skupi i będzie oczekiwał, że tylko za to będzie odpowiednio nagradzany i ewentualnie na ten temat będzie otrzymywał informacje zwrotne negatywne, bądź pozytywne.
Tymczasem nasi trenerzy wielokrotnie byli świadkami rozmów podsumowujących i oceny pracowników w firmach produkcyjnych i zauważyli pewne tendencje. W trakcie tych rozmów lub w raportach podsumowujących obszarem do poprawy u pracownika często jest Współpraca, czy Komunikacja. A pracownik tego nie rozumie! Przecież jak może być źle ocenionym za coś, za co (zgodnie z tym, co usłyszał) nie jest rozliczany (a w sumie nie powinien). „Moim zadaniem było wykonanie roboty, a nie jakaś tam współpraca.”
Podobnie jest podczas rekrutacji. Jeżeli przyjmujesz nowego pracownika i mówisz mu, że jedynym Twoim oczekiwaniem jest wykonana praca, nie spodziewaj się, że pracownik będzie zwracał uwagę na komunikację z zespołem, budowanie atmosfery współpracy czy szukanie nowych, kreatywnych rozwiązań i wychodzenie z inicjatywą. Nie od dziś wiadomo, że pracownik wykonuje te zadania, za które wie, że zostanie oceniony (co później przekłada się na wynagrodzenie). Kierownik produkcji, bądź lider na produkcji, powinien pamiętać, że praca to nie tylko umiejętności techniczne, ale również inne aspekty – jak kompetencje miękkie. Dlatego warto przypomnieć pracownikom za co są odpowiedzialni.
Błąd nr 2: Brak informacji zwrotnej – feedbacku
W poprzednim punkcie pisaliśmy, że pracownik musi mieć jasno określone kryteria oceny. Musi wiedzieć, co należy do jego obowiązków oraz na co musi w swojej pracy, ale i postawie, zwracać szczególną uwagę. Jednak, jak myślisz, co w sytuacji, gdy, mimo że pracownik dostał od Ciebie dokładne informacje, nie jest pewny czy wypełnia swoje zadania dobrze, czy źle? W efekcie może dojść do spadku motywacji pracownika, a co za tym idzie, spadku efektywności i poprawności zadań, które ma do wykonania. Na pewno sam wiele razy powtarzałeś: „Po co mam to robić, skoro i tak nikt tego nie zauważa”. Nie pozwól, aby Twój zespół mówił, czy myślał tak samo!
Błąd nr 3: Udzielanie wyłącznie negatywnych informacji zwrotnych
Bardzo często w firmach produkcyjnych zauważamy kategoryczny błąd, który, nieświadomie popełniają liderzy. Udzielają informacji zwrotnej pracownikom tylko w momencie, gdy pracownik źle wykona swoją pracę lub popełni błąd.
W życiu codziennym też częściej zauważamy u ludzi zachowania negatywne, dopiero później rozglądając się za pozytywami. Niestety w pracy ma to swoje konsekwencje. Kiedy pracownik otrzymuje od lidera tylko i wyłącznie informacje o tym, co robi źle i jakie wpadki zaliczył, jego motywacja będzie na marnym poziomie. Oczywiście, nie oznacza to, że nie możesz przekazywać informacji zwrotnych negatywnych w ogóle. Jednak bardzo ważne jest, aby oprócz nich, pojawiły się też te pozytywne. To pozwoli Ci zyskać większą kontrolę nad jakością pracy na produkcji i zapobiegać błędom zamiast na nie czekać.
Dlaczego liderzy i kierownicy produkcyjni częściej skupiają się na błędach?
Może być też tak, że jako kierownik produkcji wybierasz krytykę jako sposób na zbudowanie autorytetu i wizerunku przełożonego, który zarządza „twardą ręką”. Z doświadczenia wiemy, że ta metoda jest mało skuteczna i w dłuższej perspektywie przynosi więcej szkód niż korzyści. Jeżeli zachowasz balans między informacja zwrotną pozytywną i negatywną oraz będziesz je przekazywał w prawidłowy sposób, Twój autorytet nie ucierpi, a zespół nie będzie tracił motywacji.
Kilka kroków dla Ciebie na sam początek:
1. Przekazywanie informacji zwrotnych, nieważne czy pozytywnych, czy negatywnych, powinno być dla Ciebie zadaniem, na które poświęcisz określoną ilość czasu. Nie rób tego tylko „akurat wtedy, kiedy masz czas”, wręcz przeciwnie – zaplanuj czas na rozmowę. Pracownik poczuje wtedy, że poświęcasz swój czas specjalnie dla niego – co już podniesie jego morale i motywację.
2. Wyłapuj błędy, ale nie zapominaj o pozytywach – nawet jeżeli wiążą się one po prostu z dobrze wykonaną pracą, która jest obowiązkiem pracownika.
3. Udzielane przez Ciebie informacje muszą być konkretne. Powiedzenie „dobra robota” lub „oby tak dalej” nie jest błędem, ale nie wnosi za wiele. Kiedy chwalisz pracownika, i również kiedy wskazujesz błąd, musisz określić ze szczegółami, co masz na myśli – jakie działanie, zachowanie konkretnie chwalisz lub krytykujesz, co spełniło Twoje oczekiwania, a co nie, co pracownik musi poprawić lub kontynować.
Błąd nr 4: Rutyna
Czy jest coś gorszego niż rutyna?
Kiedy w życiu pojawia się rutyna, wszystko się psuje. Człowiek się nudzi, traci chęci. Potrzebuje dodatkowych bodźców, aby „poczuć, że żyje”. Podobnie jest z pracą. Nieważne, czy pracownik na swoim stanowisku pracuje już rok, czy miesiąc, powtarzalność zadania potrafi skutecznie znużyć pracownika i doprowadzić do spadku jego efektywności i motywacji.
Firmy produkcyjne są szczególnie narażone na monotonię i powtarzalność zadań.
Dlatego lider produkcji powinien wychwycić moment, w którym pracownicy czują zmęczenie rutyną i jeżeli tylko jest to możliwe, zadbać o różnorodność w pracy dla zespołu.
Kiedy nasi trenerzy zwracają uwagę na ten aspekt podczas szkoleń, często słyszą argument, że „pracownik wie, na jakie stanowisko się zatrudnił i jakie wiążą się z tym obowiązki”. My to rozumiemy. Jednak czasami warto dać pracownikowi szansę „wyrwania się” z rutyny poprzez delegowanie dodatkowych zadań lub możliwość zgłoszenia się na ochotnika. Zmieni to jego podejście do pracy, odświeży zaangażowanie i dodatkowo powiększy jego kompetencje.
Błąd nr 5: Nie masz umiejętności motywowania pracowników…
Jak to z motywacją, jest ona ulotna. Wystarczą wspomniane wcześniej źle przekazywane informacje zwrotne, rutyna, czy nawet gęsta atmosfera w pracy. Jednak w pewnym momencie menedżer zastanawia się, jak może zmotywować pozafinansowo pracowników na produkcji (lub jak w ogóle motywować, by rzeczywiście działało).
Ostatnio jedna z naszych trenerek prowadziła szkolenie w dość dużej Polskiej firmie produkcyjnej. Tematem tabu była właśnie motywacja. Na samym początku trenerka rozmawiała z liderem. Opowiadał o tym, że wprowadził do zespołu wyjazdy integracyjne, które ma wrażenie, że działają, jednak nie do końca tak, jak sobie wyobrażał. Z jednej strony pracownicy świetnie się bawią podczas integracji, a z drugiej strony wracają do firmy i po kilku dniach sytuacja wraca do normy – czyli do kompletnego braku motywacji w zespole. A dodatkowo, jak to wspomniał lider, zauważył, że pracownicy coraz częściej zerkają na zegarek i wyczekują niecierpliwie momentu wyjścia do domu.
Był to sygnał dla naszego trenera, że może ten sposób motywacji wcale nie jest dopasowany do pracowników, a do samego lidera.
Kiedy Liderzy zaczynają motywować swój zespół, niemal nigdy nie sprawdzają potrzeb pracowników. Nie pytają, co jest dla nich ważne w pracy lub co ich motywuje. Wykorzystują metody, które „wydaje im się”, że zadziałają. Podobnie było w tym przypadku. Lider tej firmy uznał, że wyjazdy integracyjne są świetną motywacją dla każdego. Bo kto nie lubi wyjeżdżać i to za darmo?
Jednak jak się okazało, było to tylko jego zdanie. Przeważająca część zespołu nie chciała wyjazdów, ponieważ nie miała przez nie czasu przebywać z rodziną. Jako że 90% zespołu posiadało już swoje rodziny, po szkoleniu oraz przeanalizowaniu wyników Reiss Motivation Profile, okazało się, że zamiast wyjazdu integracyjnego o wiele lepszym rozwiązaniem byłoby zorganizowanie np. pikniku dla rodzin.
Dlatego jako lider przyglądaj się swoim pracownikom, słuchaj ich, poświęć czas na poznanie ich wewnętrznych potrzeb, bo dzięki temu nie będziesz się już zastanawiać co by tu zrobić, żeby zadziałało… tylko zmotywujesz ich tak, jak tego potrzebują.
Błąd nr 6: Brak sprawiedliwości – lepsi i gorsi w miejscu pracy
Nierówne traktowanie pracowników w miejscach pracy jest na porządku dziennym w Polsce. Natura człowieka działa tak, że pewne osoby lubi się bardziej, a inne mniej. Możesz dzielić z kimś zainteresowania lub mieć podobny charakter, jednak zarządzając pracownikami musisz uważać, aby Twoja sympatia nie przekładała się sposób w jaki traktujesz podwładnych.
Kiedy reszta pracowników widzi, że jedna osoba jest faworyzowana przez szefa, nie czuje się zmotywowana do wykonywania swoich zadań w sposób efektywny, ponieważ uznaje, że i tak nigdy nie będą „lepsi” od tego jednego członka zespołu. W efekcie atmosfera w pracy staje się gęsta, tworzą się konflikty, a bardzo często dochodzi też do rywalizacji i zawiści.
Pamiętaj, że nawet jeżeli nie lubisz jednego ze swoich współpracowników, to każdego członka zespołu powinny dotyczyć te same zasady i powinien być traktowany tak samo, jak inni. Inaczej nie stworzysz zgranego i efektywnego zespołu, który osiąga wysokie wyniki.
Błędy popełniane przez liderów i kierowników na produkcji
Brak konkretnych oczekiwań, mało rzeczowa komunikacja, rutyna, faworyzowanie – to tylko niektóre z błędów, jakie popełniają liderzy i kierownicy na produkcji. Mimo, że wydają się one oczywiste, liderzy nie zawsze zdają sobie z nich sprawę. Często zauważamy je podczas szkoleń u naszych klientów i na szczęście większość wymaga jedynie niewielkich zmian, które możesz wprowadzić do zespołu już teraz, aby ten działał lepiej i skuteczniej.
Zastanów się, czy popełniasz, któryś z tych błędów i zacznij nad nimi pracować.
Nie wiesz jak?
Zobacz nasze szkolenia z Kierowania Zespołem Produkcyjnym:
Dodatkowo polecamy ksiązki:
Autor: Future Skills
Artykuły i wideo, które mogą Ci się spodobać:
Jak kierować zespołem? Najczęściej zadawane pytania
Błędy w komunikacji – „brudna 12-tka”
Trudne sytuacje z życia lidera. Podważanie kompetencji
Jak budować autorytet szefa w zespole?
/w kompetencja managerskie, leadership, zarządzanieSkuteczny szef jest przede wszystkim dobrym przywódcą. A dobry przywódca, potrafi zaprowadzić swój zespół na sam szczyt. Mówi się, że jako szef musisz potrafić zarządzać ludźmi, delegować zadania, organizować czas pracy, motywować i przemawiać niczym Steve Jobs (o czym przeczytasz w naszym artykule: Prezentacje na miarę Steva Jobsa). Jednak często pomijany jest aspekt, bez którego Lider, mimo że jest w posiadaniu tych wszystkich umiejętności, nie ma siły przebicia i nie stworzy efektywnego, osiągającego wyniki zespołu. Tym aspektem jest autorytet. W tym artykule dowiesz się, jak budować autorytet szefa.
Dlaczego ktoś jest autorytetem?
Każdy indywidualnie buduje swój autorytet w zespole. Nie ma jednej jedynej recepty na to jak to zrobić szybko i skutecznie. Osoba, która znana jest ze swojego autorytetu w firmie, mogła go zdobyć w dwojaki sposób. Dlatego ważnym elementem jest znajomość różnic między autorytetem formalnym, który „dostajesz” z chwilą awansu, a nieformalnym, który musisz zbudować.
Autorytet formalny
Autorytet formalny wynika ze stanowiska lub hierarchii w firmie. Osoba, która została zrekrutowana na stanowisko liderskie lub wyłoniona na stanowisko szefa z zespołu, zyskuje przy tym autorytet formalny, który wynika ze stanowiska, jakie pełni. Sytuacja z autorytetem formalnym komplikuje się, często w firmach produkcyjnych (ale nie tylko), kiedy na szefa, kierownika, brygadzistę, lidera mianuje się osobę z zespołu. Czyli mamy do czynienia z awansem wewnętrznym. W takim wypadku rzadko zdarza się, aby osoba, która dopiero co była kolegom poprzez awans uzyskiwała formalny autorytet wśród zespołu. Dlaczego? Mimo awansu pracownik w oczach zespołu nadal jest kolegą – dla nich nieważne jest jego stanowisko, a utworzone już wcześniej relacje (które według nich, ze względu na awans, nie powinny się zmienić).
Autorytet nieformalny
Autorytet nieformalny, często nazywany jest rzeczywistym, ponieważ Lider sam musi sobie na niego zapracować. W przeciwieństwie do autorytetu formalnego nie ma możliwości zdobycia go poprzez stanowisko, czy też zmianę hierarchii w firmie.
Co ciekawe autorytet nieformalny może posiadać osoba, która wcale nie jest Liderem. Zauważamy wtedy w zespole tendencję do słuchania, przez pracowników, poleceń osoby z zespołu, a nie wyłonionego do tego zadania Lidera, bądź nawet dyrektora.
Idealną sytuacją dla awansowanego Lidera jest posiadania autorytetu nieformalnego przed zdobyciem tego formalnego (czyli przed awansem). Niestety rzadko zdarzają się takie sytuacje.
Co wpływa na autorytet? Dlaczego nie mam autorytetu?
Autorytet jest warunkowany przede wszystkim, przez zachowanie szefa, który ze względu na swoje stanowisko zawsze będzie „na świeczniku”. Lider nie tylko musi dawać przykład swoim zachowaniem. Musi również sprostać oczekiwaniom, które mają wobec niego członkowie zespołu. Wszystko to, co Lider robi, jak mówi, zachowuje się, czy ubiera, bezpośrednio wpływa na zespół. Jego motywacje, jakość pracy, skuteczność, odpowiedzialność, a nawet chęć doszkalania się i podejmowania nowych wyzwań.
Podsumowując, nawet jeżeli, ze względu na hierarchie stanowiska Lider zyskuje autorytet formalny, to jest za mało. Bycie szefem zobowiązuje. Aby wykonywać swoje zadania w efektywny sposób oraz kierować zespołem skutecznie potrzebny jest autorytet. Inaczej reszta umiejętności nie ma znaczenia!
Jak budować autorytet w zespole?
Do najważniejszych czynników budujących autorytet zalicza się wiedzę, umiejętności i doświadczenie, czyli kompetencje.
Jednak nie istnieje jeden, zawsze sprawdzony sposób na budowę autorytetu szefa dla zespołu. Ważne są kwestie wspomniane powyżej, ale również najpopularniejsze zachowania, których Lider powinien unikać jak ognia. Jednym z nich jest kreowanie siebie na eksperta, którym w rzeczywistości się nie jest. Zawsze lepiej powiedzieć „nie wiem”, niż blefować, a jak wiadomo, kłamstwo ma krótkie nogi.
Ciekawym przykładem budowania autorytetu był Benjamin Franklin, który poparł swoje zachowania o 13 cnót. Co więcej, nie są to cnoty, tylko i wyłącznie odnoszące się do pracy, czy stricte kierowania zespołem. Można je również zastosować w życiu, co potwierdza to co napisaliśmy powyżej, że autorytet Lider kreuje swoją postawą.
Umiar
Nie jedz do otępienia, nie pij o podniecenia.
Milczenie
Mów tylko to, co może przynieść pożytek innym lub Tobie, unikaj próżnej rozmowy.
Ład
Niech wszystkie Twoje rzeczy mają swoje miejsce; niech wszystkie Twoje sprawy mają swój czas.
Postanowienie
Postanów sobie czynić, co powinieneś; czyń bez zawodu to, coś postanowił sobie.
Oszczędność
Nie czyń wydatków, chyba dla dobra innych lub swego, to znaczy nic nie marnotraw.
Pracowitość
Nie trać nigdy czasu; bądź zawsze zajęty czymś pożytecznym; unikaj wszelkich niepotrzebnych działań.
Szczerość
Nie uciekaj się do krzywdzącego oszustwa; myśl niewinnie i sprawiedliwie, a kiedy mówisz, mów podobnie.
Sprawiedliwość
Nie krzywdź nikogo, wyrządzając mu zło lub pozbawiając pożytków, jakie mu się od Ciebie należą.
Powściągliwość
Unikaj krańców; nie odczuwaj krzywd w tym stopniu, jak Twoim zdaniem na to zasługują.
Czystość
Nie pozwalaj na żadną nieczystość ciała, odzieży czy mieszkania.
Spokój
Niech Ci nie zmącają umysłu drobnostki lub też zdarzenia pospolite i nieuchronne.
Surowość cielesna
Rzadko używaj płci, tylko dla zdrowia albo potomstwa, nigdy do otępienia, osłabienia lub szkody w Twoim czy cudzym spokoju i opinii.
Pokora
Naśladuj Jezusa i Sokratesa.
Wspomniane cnoty Benjamina Franklina, można podsumować przez trzy główne umiejętności (które pozwalają nabyć):
Konsekwencja
Odpowiedzialność
Skuteczność
Budowa dobrych nawyków, a autorytet
Nie wierz ludziom i stronom, które mówią: „aby zdobyć autorytet, zrób to i to, zastosuj te cztery złote zasady” itp. Oczywiście, mogą one działać, jednak nie na dłuższą metę. Najważniejsze są dobre nawyki — jeżeli one wejdą Ci w krew, nieważne, na jakim etapie kierowania zespołem jesteś, zdobycie autorytetu nie będzie dla Ciebie wyzwaniem.
Dlatego, pamiętaj, aby zbudować autorytet, nie wystarczy zmienić się na chwilę, a raczej wyrobić w sobie dobre nawyki, które zapewnią Ci skuteczność i efektywność zespołu na dłużej niż miesiąc, a dodatkowo w przypadku katastrof (a nie oszukujmy się, te również się zdarzają) zespół pomoże Ci w rozwiązaniu, a nie zostawi na lodzie.
Aby wyrobić dobre nawyki, Benjamin Franklin uznał, że lepiej będzie zajmować się jedną cnotą na raz, a dopiero w momencie jej opanowania przechodzić do kolejnych.
Dlaczego?
A teraz czas na działanie.
Zacznij od wypracowywania nawyków — to jest klucz do zdobycia trwałego autorytetu.
Autor: Future Skills
Artykuły i wideo, które mogą Ci się spodobać:
Jak kierować zespołem? Najczęściej zadawane pytania
Fundamenty budowania zespołu
Trudne sytuacje z życia lidera. Podważanie kompetencji
Jak kierować zespołem? – najczęściej zadawane pytania
/w kompetencja managerskie, leadershipKierowanie zespołem to trudny orzech do zgryzienia. Z jednej strony Lider musi zarządzać zespołem, jego celami, zadaniami i czasem, a z drugiej motywować, delegować zadania i nie zostawiać wszystkiego na swoich barkach. Jak to zrobić? Jak kierować zespołem, aby był on skuteczny, zmotywowany i osiągał określone cele, a jednocześnie nie zatracić się w swoich obowiązkach?
Poniżej zobacz 6 pytań i odpowiedzi, które przybliżą Cię do zbudowania efektywnego i zmotywowanego zespołu, a resztę możesz poznać na naszym szkoleniu z kierowania zespołem.
Jak rekrutować pracowników do zespołu?
Kiedy rekrutujesz pracowników do swojego zespołu, zawsze zwracaj uwagę nie tylko na ich twarde kompetencje, ale również na te miękkie, jak np. komunikacja. Czym jest zespół bez dobrej komunikacji?
Wiemy jednak, że nie zawsze lider ma możliwość ingerencji w rekrutację. Jednak upewnij się 2, a nawet 5 razy czy na pewno. Przecież skoro jesteś Liderem i masz pod sobą zespół, firma powinna liczyć się z Twoim zdaniem. Szczególnie że Ty wiesz najlepiej jakiego specjalisty do zespołu potrzebujesz. Dzięki temu unikniesz wzmożonej rotacji.
Organizacje są różne, więc jak Ci się nie uda, pomyśl nad zorganizowaniem integracji.
Podczas luźnego, niezobowiązującego spotkania poznasz członków swojego zespołu od podszewki – ich mocne i słabe strony. Dzięki temu będziesz wiedział jakie zadania im przydzielić, jak to zrobić oraz jak ich zmotywować.
W jednym z naszych artykułów, który dotyczył motywacji handlowców (Jak zmotywować handlowca?), dowiesz się, że nawet w jednym zawodzie można wyróżnić kilku (jak nie kilkunastu) specjalistów działających efektywnie na swój sposób. Dlatego rozpoznaj mocne strony każdego członka zespołu i wykorzystaj je. Możliwe, że będzie to Twój klucz do sprawnego zarządzania zespołem i jego motywacji.
Dlaczego delegowanie zadań nie działa?
Tyle się mówi o delegowaniu zadań. Praktycznie w każdym szkoleniu z kierowania zespołem, czy w Akademiach dla Liderów znajdziesz ten punk w programie. Jednak co zrobić, kiedy delegowanie zadań nie działa?
Przede wszystkim dowiedz się, dlaczego Twoi pracownicy nie wykonują zadań. Pytaj, obserwuj. Bardzo często zdarza się, że menedżerowie zapominają o narzędziach. Bardzo ważne jest, aby zespół nie tylko miał program do zarządzania swoimi i wspólnymi projektami, ale też każdy z osobna powinien mieć dostęp do takich narzędzi, które pomogą mu w wykonaniu zadań szybko i efektywnie. (nie ma tutaj konkretnej odpowiedzi, jakie narzędzie może być pracownikowi potrzebne, możliwe, że jest to program, umiejętność, czy nawet kartka papieru i długopis.). Brak narzędzi może być jedną z przyczyn braku wyników.
Zwróć również uwagę na komunikację. Jest ona podstawą w kierowaniu zespołem. Jeżeli delegujesz zadania i nie przekażesz ich zespołowi w prawidłowy sposób, pracownicy nie będą wiedzieli, co mają robić, albo wykonają zadanie po prosu źle. Może to wpłynąć nie tylko na wyniki, ale również na czas poświęcony wykonaniu zadania, efektywność i zadowolenie zespołu. Sam menedżer, kiedy dostaje źle wykonane zadanie, nagle musi wykonać je samodzielnie lub tłumaczyć się szefowi z niedotrzymania terminu.
Jak zmotywować zespół do pracy?
Doceniaj i nagradzaj swoich pracowników. Pozytywna jak i negatywna informacja zwrotna, dobrze przekazana może być gwarancją motywacji dla zespołu. Jak się zwykle wydaje, wcale nie muszą być to pieniądze – które po dłuższym czasie spowodują wręcz odwrotną reakcję. Pracownik zachęcany premiami, może w końcu uznać, że dana suma pieniędzy mu się należy zawsze – więc nie tylko zdemotywuje go do pracy, ale również może przyczynić się do zwiększonej rotacji. Właśnie dlatego coraz częściej w firmach praktykuje się pozafinansowe motywowanie pracowników i, naszym zdaniem, jest to strzał w dziesiątkę!
Co zmotywuje zespół do pracy?
To jest kolejne pytanie, kiedy wiesz już, że obecnie rezultaty przynoszą motywacje pozafinansowe. Jednak skąd menedżer może wiedzieć, co zmotywuje jego zespół? Oprócz obserwacji możesz zrobić ankiety lub comiesięczny/coroczny audyt, który będzie opierał się nie tylko co na ocenie pracownika, ale na tym co mu sprawia największe trudności i co aktualnie byłoby przydatne dla niego. Często w takich audytach menedżer dowiaduje się, że połowie zespołu jest potrzebne szkolenie z komunikacji, ponieważ nie mogą się porozumieć lub ze sprzedaży, bo czują, że aktualna wiedza nie jest dla nich wystarczająca lub też bardziej techniczne, twarde szkolenia.
Podsumowując, co zmotywuje Twój zespół? – Pytaj, obserwuj, analizuj i wyciągaj wnioski.
Jak rozliczać zespół z zadań i projektów?
Wcześniej pisaliśmy, że menedżer musi zapewnić każdemu pracownikowi narzędzia do wykonania powierzonego mu zadania. Nie oszukujmy się, Ty również takich narzędzi potrzebujesz. Nie możesz poświęcać 5h dziennie w pracy, na bieganie między biurkami i sprawdzanie, na jakim etapie pracy jest każdy z pracowników.
Organizuj spotkania
Nie musisz rezerwować sali, czy układać godzinnego przemówienia. Zorganizuj 10/15-minutowe spotkanie na stojąco, gdzie każdy nakreśli, w jakim miejscu jest ze swoim zadaniem, co jeszcze musi zrobić oraz ile mu to zajmie. Ostatnie minuty spotkania przeznacz na pytania, które zespół może do Ciebie skierować.
Zadbaj o porządek
Nie pozostawiaj zespołu samego sobie, czyli inaczej nie pozwól na samowolkę. Zorganizuj odpowiednie narzędzie, które pozwoli Ci zarządzać projektami i czasem zespołu. Zleć każdemu wpisywanie swoich postępów i etapu pracy, dzięki czemu możesz monitorować wszystko w dowolnym momencie i w razie błędu, szybko go skorygować.
Pamiętaj, nie muszą być to specjalistyczne programy do zarządzania zadaniami. Jeżeli Twój zespół składa się z kilku osób, wystarczy Ci tabelka w Excelu (proste i darmowe rozwiązanie).
Jak zwiększyć efektywność zespołu?
Tak jak wcześniej wspominaliśmy, efektywność zespołu zależna jest od każdego aspektu związanego z kierowaniem zespołem. Atmosfery, komunikacji, narzędzi, motywacji… i wielu innych.
Jednak wystarczy zacząć od małych, wydaje się banalnych, kroków – Warszawy od razu nie zbudowano.
Nie bagatelizuj konfliktów.
Jako menedżer jesteś odpowiedzialna/y za dobrą atmosferę w zespole. Dlatego nie udawaj, że nie widzisz konfliktów i naucz się je rozwiązywać. Im szybciej to zrobisz, tym mniej negatywnych konsekwencji wystąpi. Nie ma zespołów, bez konfliktów.
Wyznacz cele realne do osiągnięcia.
Nie oczekuj rzeczy nierealnych. Jeżeli, jeden z Twoich pracowników jest specjalistą w projektowaniu mieszkań, nie oczekuj od niego, że zaprojektuje ogród. Rozpoznaj, co jest mocną i słabą stroną każdego z członków zespołu, a później mądrze rozdziel zadania.
Pamiętaj, że efektywność realizacji oddelegowanych zadań, również od tego zależy.
Autor: Future Skills
Artykuły i wideo, które mogą Ci się spodobać:
Motywowanie pracowników – jak robić to dobrze?
Jak zmotywować handlowca? Praktyczne porady cz.1
Jak zmotywować handlowca? Praktyczne porady cz.1
Jak zmotywować handlowca? Praktyczne porady cz. 2
/w kompetencja managerskie, motywacja, obsługa klienta, sprzedażZastanawiałeś się kiedyś, jaka jest różnica między przedstawicielem handlowym Hunterem-Łowcą a Farmerem? Czym się kierują, podejmując działania i czy to samo ich motywuje? A może są jednak między nimi różnice, choć na końcu odnoszą podobne sukcesy? Czy Hunter i Farmer sprawdziliby się na tych samych stanowiskach, czy w pracy z tymi samymi klientami? I w końcu – przecież handlowiec to handlowiec, albo potrafi sprzedawać, albo nie. Czy rzeczywiście jest to prawda? Każdy Lider kierujący zespołem handlowców musi to wiedzieć!
Jak zmotywować handlowca? Cz.1
Jeżeli czytałeś poprzedni artykuł „Jak zmotywować handlowca?”, to już wiesz, że motywatory wybitnych handlowców są bardzo jasno określone. Wiesz też, że nie jest to przypadek, iż dane osoby sprzedają więcej niż inne i realizują cel sprawniej. Wiesz, że motywują ich kontakty społeczne z innymi ludźmi, niska potrzeba uznania i wysoka potrzeba statusu. Jeżeli nie czytałeś wspomnianego artykułu, to Cię do tego zachęcam. Przeczytanie go pomoże Ci zrozumieć, dlaczego tak ważne są motywatory wewnętrzne, i dlaczego warto znać motywatory swoich poszczególnych handlowców, ale również i swoje.
Dlaczego handlowiec nie sprzedaje?
Nie każdy przedstawiciel handlowy cechuje się motywacją do realizacji tych samych celów sprzedażowych. Czy w takim wypadku jest różnica między handlowcami, oprócz tych trzech głównych, wymienionych wyżej? Oczywiście, że jest i to ona determinuje, czy ktoś nadaje się do sprzedaży szybkiej, dziś oferta dziś zakup, czy handlowiec lepiej sprawdzi się w długim procesie decyzyjnym. To, co ich odróżnia, to trzy motywatory wewnętrzne, które diametralnie się od siebie różnią w natężeniu: Władza,Niezależnośći Rewanż. Dlatego przyjrzyjmy się im bliżej i zobaczmy, jak wpływają na sprzedaż.
Kim jest przedstawiciel handlowy – Hunter?
Są handlowcy, których niektórzy nazywają Hunterami, czyli Łowcami. Tych przedstawicieli handlowych charakteryzuje duża przebojowość i potrzeba rywalizacji, a ich motywator Rewanż jest na wysokim poziomie. Lubią konkurować z innymi, porównywać się. Uwielbiają rankingi, w których widzą, na którym są miejscu i to ich mobilizuje do wytężonej pracy. Jak ktoś im „nadepnie na odcisk”, muszą mu oddać, bo jest to silniejsze od nich. Zasada „oko za oko” czy „ząb za ząb” to ich domena. Wewnętrznie potrzebują czuć, że są kwita; jeżeli ktoś z nich szydzi czy wyraża się o nich niepochlebnie, szybko mu oddadzą. Potrafią długo czekać, aby odpłacić pięknym za nadobne, czyli wyrównać rachunki. Często motywują ich hasła w rodzaju „Co, Ty nie dasz rady?”, jak również osiągnięcia innych handlowców, bo skoro ktoś mógł, to znaczy, że Hunter może lepiej. Będą się demotywować, jeżeli nie będą mieli z kim konkurować i rywalizować.
Dlatego rekrutując do zespołu tego typu handlowca, warto zadbać o to, aby pojawiła się „zdrowa rywalizacja” i czasami warto zrekrutować dwóch Hunterów.
Może dojść do sytuacji, w której taki sprzedawca zapędzi się w rywalizacji i może pójść „po trupach do celu”, dlatego warto rywalizację nakierować na zewnętrzną konkurencję, aby nie przerodziła się w rywalizację wewnątrz organizacji, np. z innym działem firmy. Co często się zdarza, zwłaszcza gdy rywalizacja jest źle pokierowana przez menedżera, lub gdy menedżer nie dostrzega negatywnego kierunku szukania winnych. Potrzeba konkurowania i udowadniania bycia najlepszym może prowadzić do niezdrowej konkurencji i rywalizacji wewnątrz zespołu sprzedażowego. Dość często pojawia się wtedy sarkazm wśród handlowców. Warto jednak od samego początku określić zasady komunikacji, aby do tego nie dopuścić. Niemniej jednak, motywator Rewanż na podwyższonym poziomie u większości handlowców gwarantuje sukces działu sprzedaży, zwłaszcza w branżach, w których trzeba „walczyć” o klienta. Gdy połączymy wysoki motywator Rewanż z wcześniejszymi motywatorami wybitnego handlowca, takimi jak wysokie Kontakty Społeczne i niskie Uznanie, pojawia się obraz osoby, która lubi żartować, i to najczęściej tak, aby wszyscy słyszeli. Często posługuje się sarkazmem, bo w końcu ma w „nosie”, co inni o niej powiedzą czy pomyślą. Towarzyskość i żartobliwość powodują, że może być odbierana jako gwiazda zespołu, w szczególności gdy jeszcze uruchomi się podniesiony motywator Status, który będzie powodował potrzebę wyróżniania się i prestiżu.
Jak zmotywować przedstawiciela handlowego – Huntera?
Kolejnym motywatorem przedstawiciela handlowego – Huntera jest wysoka potrzeba wywierania wpływu, czyli motywator Władza na podniesionym poziomie. Takich handlowców motywują ambitne cele i wyzwania. Im trudniejsze zadanie i większa odpowiedzialność, tym Hunter będzie się czuł w swoim żywiole. Będzie miał potrzebę wywierania wpływu i przewodzenia innym. Co może przejawiać się mocno w kontaktach z innymi osobami. Za potrzebą osiągania ambitnych celów podąża duża niecierpliwość i jeżeli proces decyzyjny będzie za długi, to Hunter przejdzie na innego klienta. Gdzie szybciej będzie widział efekty swoich działań. Kiedy Łowca spotka klienta o podobnym profilu, może miedzy nimi zaiskrzyć, ale jeżeli okaże się, że mają wspólny cel, to mogą dość szybko zminimalizować konkurencję.
Jak pracuje handlowiec – Hunter?
Przedstawiciel handlowy Hunter lubi sam decydować o sobie, czuć się wolny i samodzielny. Największą karą dla niego będzie zmuszenie go do pracy zespołowej, w której wyniki będą uzależnione od kogoś innego. Handlowiec Hunter nie lubi, gdy ktoś mu pomaga lub proponuje pomoc, i sam o tę pomoc nie poprosi. Ponieważ pomoc jest oznaką słabości i Łowca musi z nią sobie poradzić, najlepiej sam. Nie lubi również pomagać innym. W parze z wysokim poziomem motywatora Władza szkoda mu na to czasu, chyba że ma w tym interes i jest to dla niego korzystne. Sytuacja może się skomplikować, kiedy handlowiec, nie potrafi sobie poradzić w trudnej sytuacji. Może brnąć w niewłaściwym kierunku, nie widząc, że cel leży całkowicie gdzie indziej. Często jeżdżąc z handlowcami mającymi wysoki motywator Niezależność, widziałam, jak męczą się podczas wizyt dwójkowych. Mówili, że ogranicza to ich swobodę lub klient sobie tego nie życzy, tymczasem rzeczywistość była inna. Gdy u Huntera pojawia się nadmierna kontrola, może się czuć niekomfortowo, bo w jego przekonaniu robi wszystko, co tylko możliwe, aby zrealizować cel. A nadzór odbiera jako podważanie jego kompetencji i utrudnianie mu pracy. Połączenia tych motywatorów powodują, że handlowiec jest w stanie wykrzesać z siebie bardzo dużo zaangażowania i determinacji do realizacji celu. Jeżeli jednak, pomimo wysiłku i zaangażowania, Hunterzy nie będą osiągać rezultatów, dość szybko mogą poszukać innego środowiska. Które ten sukces, a co za tym idzie – także wynagrodzenie, mu zapewni.
Jakie są cechy skutecznego handlowca – Farmera?
Innym typem skutecznego handlowca jest Farmer. Posiada on dokładnie te same trzy motywatory główne, co Hunter. Wysokie Kontakty Społeczne, niskie Uznanie i wysoki Status, lecz pozostałe trzy motywatory różnią go od Huntera diametralnie. Pierwszą i zasadniczą różnicą między Hunterem a Farmerem jest inne natężenie motywatora Władza. Farmer ma ten motywator o natężeniu średnim lub niskim. Przejawia się to w podejściu do realizacji celów. O ile Huntera motywują ambitne cele i wyzwania, to w przypadku Farmera takie duże cele mogą go skutecznie zdemotywować. Sprawić, że się wycofa i nie weźmie za nie odpowiedzialności. Farmerowi warto jest dawać cele w mniejszych partiach i z uwzględnieniem optymalnych wzrostów. Jeżeli menedżer przedstawi cele jako duże i ambitne, to Farmer uzna je za nierealne. Przez co jego motywacja spadnie. Duży i trudny klient nie będzie stanowił pozytywnego wyzwania, lecz przytłoczenie i potrzebę wsparcia u szefa. Farmera bardziej motywuje praca na procesie sprzedaży i budowanie długofalowych relacji z klientem. Właśnie na bazie tych relacji realizowanie planów sprzedażowych. Dlatego Farmerzy sprawdzają się bardzo dobrze w branżach, w których proces sprzedażowy, decyzyjny oraz obsługa klienta są rozciągnięte w czasie. Potrafi do jednego klienta sprzedawać wielokrotnie, rozszerzając koszyk zakupowy.
Jak zmotywować handlowca – Farmera?
Gdy zapytasz Farmera, co jest kluczem sukcesu w sprzedaży, odpowie: „dobre długofalowe relacje z klientem”. Niski poziom motywatora Niezależność sprawia, że handlowiec Farmer potrzebuje więzi i bliskości emocjonalnej nie tylko z członkami zespołu czy z szefem, ale również z klientami. On wie, jak mają na imię dzieci klienta, jak wabi się jego kot czy pies. Pamięta o urodzinach Klienta i innych ważnych dla niego sprawach. Woli przedyskutować decyzje i poznać różne punkty widzenia. Często potrzebuje się poradzić i rozumie, że klienci też potrzebują konsultacji czy pomocy w doborze produktu lub usługi. Od szefa oczekuje wsparcia w trudnych chwilach i pomocy w podjęciu decyzji, ale gdy czuje, że ma za sobą zespół, jest w stanie góry przenosić i wytrwale dążyć do celu.
Farmer jest cierpliwy i nastawiony na proces.
Potrafi „chodzić” za klientem rok czy dwa, aż klient się do niego przekona. Często od handlowca Farmera słyszę, że pracuje w firmie, bo w zespole panuje bardzo dobra atmosfera. Wszyscy mogą na sobie polegać i wspierać się wzajemnie. Jeżeli menedżer w swoim zespole ma dużą grupę Farmerów, powinien zadbać o relacje między nimi i umożliwić im spotykanie się po pracy, chociażby na imprezach integracyjnych, bądź tworząc grupy w komunikatorach, tak aby mieli do siebie łatwy dostęp. Farmer lubi rywalizację, ale umiarkowaną. Będzie interesował się rankingami, ale tylko do pewnego stopnia. Nie będą go one motywowały tak bardzo jak Huntera. Motywator Rewanż jest u Farmera na średnim lub niskim poziomie. Motywuje go zasada fair-play i granie do wspólnej bramki. W negocjacjach kieruje się zasadą win-win. Szuka poziomu porozumienia i czuje się niekomfortowo, kiedy klient albo szef próbują na nim wywierać presje lub nim manipulują. W zespole pełni funkcję mediatora, i tę jego umiejętność warto wykorzystywać do pracy z trudnymi, roszczeniowymi klientami. Kiedy z Hunterem sprawy poszły już za daleko i warto jest zmienić klientowi handlowca. Porównywanie jego wyników z innymi handlowcami nie zmotywuje go, a wręcz przeciwnie – może bardzo zdemotywować Farmera. Zwłaszcza jeśli na tle innych wypadnie blado, a szef nie doceni jego pracy na długofalowych relacjach z klientami. Skupienie Farmera na kliencie i zbudowane więzi powodują, że buduje on grupę lojalnych klientów, która w dużym stopniu opiera się na zaufaniu i współpracy. Dla klienta o podobnych potrzebach ważniejsza staje się współpraca z handlowcem Farmerem niż ostateczna cena. Łatwiej też jest klientowi dokonać dużej transakcji, gdy ma zaufanie do handlowca. Farmer potrzebuje wsparcia od szefa i od zespołu, aby mógł rozwinąć skrzydła. Praca w rywalizującym otoczeniu, nastawionym na pracę indywidualną szybko go zdemotywuje. Po prostu będzie szukał pracy gdzie indziej.
Jak rekrutować przedstawicieli handlowych?
Rekrutując handlowca do zespołu, warto zastanowić się już na samym początku, jakiego przedstawiciela handlowego potrzebujemy. Niejednokrotnie byłam świadkiem, kiedy do sprzedaży wieloetapowej, o rozciągniętym procesie decyzyjnym firma zatrudniała Huntera. Jak łatwo się domyślić, taka współpraca szybko się kończyła, a dobrze zapowiadający się handlowiec okazywał się „strzałem w kolano” dla zespołu. Czasami firmy zatrudniają Farmerów do sprzedaży jednorazowej. Gdzie klienci kupują raz, proces decyzyjny jest błyskawiczny, a handlowiec powinien szybko i intensywnie zamykać sprzedaż. Efekt jest wtedy taki sam, jak w poprzednim przypadku – zdemotywowany handlowiec i brak wyników. Dlatego warto jest wcześniej określić nie tylko kogo potrzebujemy, ale również jakie motywatory powinien posiadać idealny handlowiec. Idealny pod kątem procesu sprzedaży i klienta, a nie upodobań szefa… Czasami w rekrutacjach szefowie sprzedaży kierują się tym, co według nich jest odpowiednie, czyli własnymi motywatorami. Nie biorą pod uwagę całego środowiska ani typów klienta, co może prowadzić do prawdziwej katastrofy. Zwłaszcza, gdy po firmie chodzą same „klony” szefa sprzedaży. To, co warto również zrobić, to sprawdzić, jakie motywatory mają szef sprzedaży i handlowcy w firmie, a następnie porównać wyniki z typowym klientem. Po to, aby z jednej strony lepiej motywować handlowców, a z drugiej skuteczniej dobierać ich do obsługi klientów. Sukces w sprzedaży zależy od wielu czynników, ale niezaprzeczalnie najważniejsi są w nim ludzie, znajdujący się po obu stronach – zarówno sprzedaży, jak i kupna. Dlatego tak ważne jest zrozumienie motywatorów, które pozwolą handlowca zmotywować pozafinansowo, czyli w o wiele większym stopniu niż podwyżka, czy kolejna nagroda.
Magdalena Wojtkowiak
Artykuły i wideo, które mogą Ci się spodobać:
Jak zmotywować handlowca? Praktyczne porady cz.1
Motywowanie pracowników – jak robić to dobrze?
Jak zmotywować handlowca? Praktyczne porady cz. 1
/w Bez kategoriiDlaczego handlowcy nie sprzedają?
Klienci skarżą się na obsługę. Handlowcy nie realizują planów, winiąc za brak realizacji klientów, złe produkty, za wysokie ceny i ostrą konkurencję. Motywacja w dziale sprzedaży spada, a sytuacja z dnia na dzień jest coraz gorsza. Fikcja czy codzienna rzeczywistość, znana niejednemu menedżerowi, który kieruje zespołem? W takich chwilach wielu menedżerów czy przedsiębiorców zaczyna rozglądać się za rozwiązaniami, które przyniosą najszybszy wzrost motywacji i sięgają najczęściej po najprostsze metody, które w dzisiejszych czasach często nie są skuteczne. A jak wiadomo nie od dziś skuteczny handlowiec, to wysokie zyski. W każdym razie najważniejsze pytanie jakie nasuwa się w firmach, to jak zmotywować handlowca?
Metoda kija, czy marchewki – co jest skuteczniejsze?
Często wybór pada na motywację kary i nagrody, czyli kija i marchewki. Nagroda za realizację celu i kara za jego brak. Roztaczają przed przedstawicielami wizję benefitów, premii i nagród lub straszą zwolnieniem, redukcją etatów lub restrukturyzacją działu. Takie podejście przynosi chwilowe efekty. Z biegiem czasu brak kija staje się nagrodą, a brak marchewki karą – i mamy efekt odwrotny do zamierzonego. Wyszukane benefity – metody motywacji nie działają, a i kara przestaje być mobilizującą trampoliną. Zamiast zmotywować zespół długofalowo, mamy długofalową demotywację, ponieważ system nagrody i kary zabija wewnętrzną motywację.
Czy warto inwestować w szkolenia dla handlowców?
Niektórzy menedżerowie uważają, że podniosą motywację, szkoląc handlowców na takich szkoleniach jak: techniki sprzedaży, profesjonalna obsługa klienta czy ABC przedstawiciela handlowego. Co zapewne przynosi pozytywny efekt, w szczególności gdy spadek motywacji wynika z braku kompetencji handlowych. Poza częścią merytoryczną na szkoleniu pojawia się element integracyjny. Jeżeli wcześniej nie było w zespole wspólnych spotkań czy integracji, to handlowcy odczytają takie spotkanie jako dobrą zmianę. Wzrośnie u nich wewnętrzny entuzjazm oraz zaangażowanie, przynajmniej na jakiś czas. Jeżeli jednak handlowcy posiadają umiejętności, a spadek motywacji wynika z innych przyczyn, to szkolenie nie przyniesie pożądanego, długofalowego efektu.
Dlaczego handlowcy odchodzą z pracy?
W ostatnim czasie dość często menedżerowie skarżą się, że inwestują w rozwój handlowca, a on i tak odchodzi. Ci, którzy zostają, osiągają marne wyniki i nie realizują tego, czego się od nich oczekuje. Sytuacja na polskim rynku w obszarze zatrudniania i zatrzymania pracownika na dłużej jest dość trudna. Rotacja wśród pracowników jest coraz wyższa i nikt już chyba się nie oszukuje, że wyższe wynagrodzenie jest tylko przykrywką. Prawdziwe przyczyny zmiany pracy kryją się zupełnie gdzie indziej. Działy HR szukają zewnętrznych sposobów na zatrzymanie i zmotywowanie pracowników, zapominając, że zewnętrzna motywacja może i zadziała na chwilę, ale klucz do zbudowania zmotywowanego zespołu ukryty jest gdzie indziej.
Jakie błędy popełniają Liderzy motywując handlowców?
Motywuję pracowników tak, jak sam chciałbym być motywowany.
Przedsiębiorcy, z którymi mam przyjemność pracować, podchodzą do motywowania ludzi w taki sposób, jak sami chcieli być motywowani. Co dla nich jest dobre i motywujące, zapewne jest dobre i motywujące dla pracownika. Jeżeli chcieliby być chwaleni, to chwalą; jeżeli nie potrzebują pochwał, to również ich pracownikowi nie dają. Ostatnio od jednego z dyrektorów sprzedaży usłyszałam, że „nie ma za co chwalić swoich handlowców, bo przecież robią to, co należy do ich obowiązków”. Jeżeli sam ma potrzebę niezależności, to daje dużo swobody handlowcom, oczekując często, aby sami rozwiązywali swoje problemy i nie prosili o pomoc. Nic dziwnego, każdy z nas wybiera takie narzędzia, które nas samych zmotywowałyby do działania. Jednak rzeczywistość pokazuje w praktyce, że to duży błąd, za który trzeba słono płacić – czy to spadkiem sprzedaży, brakiem rentowności, czy kolejną rekrutacją. To, co jest dobre dla mnie i motywuje mnie do działania, może okazać się wręcz demotywujące dla niektórych handlowców bądź pracowników. Bo to, co jest dobre dla jednego handlowca, dla drugiego wcale nie musi być motywujące. Zamiast podnosić motywację wewnętrzną, będzie ją skutecznie zabijać.
Motywuje handlowców tak, jakbym motywował drużynę piłkarską.
Jeden z trenerów Borussi Dortmund, Jürgen Klopp, uznawany w Niemczech za mistrza motywacji, długo przekonywał się na własnej skórze, że motywowanie piłkarzy nie jest wcale łatwym zadaniem. W szczególności, gdy trzeba zgrać i zmotywować różnych zawodników, tak aby grali „jak jeden mąż”. Trener zadawał sobie wielokrotnie pytanie, co motywuje piłkarzy i jak może wpłynąć na ich zaangażowanie oraz chęć wygranej. Najczęstszą odpowiedzią, jaką słyszał był „honor”. Gdyby tak było, mowa motywacyjna trenera piłkarskiego, odnosząca się do gry fair play, zapewne odnosiłaby pożądany efekt. W rzeczywistości zawodnicy nie grają fair play – grają tak, aby wygrać i nie dać się złapać. I zapewne odwołanie się do honoru przyniosłoby oczekiwany efekt 50 lat temu, lecz w dzisiejszych czasach wygląda to zupełnie inaczej, biorąc pod uwagę transfery zawodników między klubami i krajami.
„Skóra, fura, komóra…” – Jak kiedyś motywowało się handlowców?
Jeszcze 10-15 lat temu zawód przedstawiciela handlowego był kojarzony z samymi przywilejami: „skóra, fura, komóra”, wolność, wizyty u klientów i łatwa praca. Dzisiaj rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej. Duża konkurencja, nasycony rynek, presja czasu i wyniku oraz niskie ceny. Jürgen Klopp, pytany o to, jaki ma sposób na motywowanie zawodników, odpowiada w bardzo prosty sposób. Kluczem jest poznać, co każdego z nich indywidualnie motywuje i dopasować motywację do ich jednostkowych potrzeb. Badanie motywacji, przeprowadzone wśród piłkarzy grających w niemieckiej Bundeslidze przyniosło zaskakujące wyniki. Okazało się, że większość piłkarzy motywuje nie tylko aktywność fizyczna i chęć wygranej. Ważnym motywatorem okazała się także rodzina, którą założyli – partnerka, żona, dzieci. Aktualnie ważniejsze, jest motywowanie pozafinansowe pracowników, niż podwyżki i nagrody motywacyjne.
Jak mieć dobrego handlowca?
W latach 2015-2017 przebadano profilem motywacyjnym Reiss Motivation Profile 1211 handlowców z Polski, Niemiec i USA. Badania te potwierdziły również wyniki moich badań przeprowadzonych na grupie 120 klientów zajmujących się sprzedażą i obsługą klienta. Oba badania pokazały jednoznaczną korelację między wybitnymi wynikami sprzedaży, a trzema kluczowymi motywatorami. Badania te odnosiły się bezpośrednio do 16 motywatorów życiowych S. Reissa, co gwarantuje rzetelność i dokładność. Okazało się, że najlepszych handlowców motywują te same wewnętrzne motywatory. I to potrzeba ich zaspokajania sprawia, że osiągają wybitne wyniki.
Czy zespół handlowców można zmotywować tak jak pojedynczego handlowca?
W związku z powyższą informacją Jürgen Klopp ograniczył wyjazdy na zgrupowania i tak zorganizował treningi, aby piłkarze mogli jak najwięcej czasu spędzać razem ze swoimi rodzinami. Zorganizował opiekunki dla dzieci, które podczas meczy piłkarskich pilnowały dzieci, aby partnerki mogły podziwiać swoich partnerów podczas meczu. Trenując Liverpool F.C., podczas przerwy jednego z meczy odniósł się do motywatora rodziny, mówiąc do zawodników: „Grajcie tak, aby dzieci waszych dzieci były z was dumne”. Nie trzeba było długo czekać na wyniki, co fani piłki nożnej mogą potwierdzić. Niby nic takiego, a jednak odniesienie się do wewnętrznych motywatorów piłkarzy przyniosło trenerowi zwycięstwo i popularność.
Jak zmotywować handlowca?
W motywacji handlowca jako Lider, czy kierownik masz duże pole do popisu. Najważniejsze, abyś znał motywatory, które cechują najlepszych handlowców. Dzięki nim dobierzesz technikę motywowania handlowca w odpowiedni i skuteczny sposób.
Wysoka potrzeba kontaktów społecznych
Jednym z motywatorów okazał się wysoki poziom motywatora KONTAKTY SPOŁECZNE. Wybitni handlowcy czerpią przyjemność z kontaktu z innymi ludźmi. Potrzeba kontaktów powoduje, że z przyjemnością prowadzą rozmowy z klientami. Im bardziej kontaktowy handlowiec, tym łatwiej jest mu nawiązywać relacje z klientami czy wyklonować zimne kontakty. Handlowiec o niskim poziomie motywatora KONTAKTY SPOŁECZNE będzie w naturalny sposób unikać bezpośrednich kontaktów społecznych, ponieważ ich nie potrzebuje. Często widzę, jak handlowcy, zamiast zadzwonić do klienta i porozmawiać, wysyłają maila i uważają komunikację mailową jako najlepszy sposób budowania relacji.
Niska potrzeba uznania
Kolejnym motywatorem wewnętrznym okazał się motywator UZNANIE , który mówi o tym, w jaki sposób budujemy pozytywny obraz samego siebie. Osoby o wysokiej potrzebie uznania są osobami wrażliwymi na krytykę, bojącymi się negatywnej oceny oraz odrzucenia – sytuacji, kiedy klient powie NIE. Handlowiec z wysokim poziomem motywatora UZNANIE będzie miał trudności i wewnętrzne opory np. przed dzwonieniem do klienta, bo cały czas będzie się obawiać się negatywnej oceny bądź odrzucenia. W efekcie nie będzie osiągać wybitnych rezultatów, ponieważ nie będzie podejmował działania, obawiając się porażki. Jak łatwo się domyślić, wybitni handlowcy mają niski poziom motywatora UZNANIE. Cechuje ich wewnętrza pewność siebie, brak obawy przed porażką czy odrzuceniem oraz odporność na krytykę. Taki handlowiec nie demotywuje się, gdy klient odmawia albo krytykuje, ponieważ on tej krytyki nie bierze do siebie. a wewnętrzna pewność siebie powoduje, że jest bardziej przekonujący.
Wysoka potrzeba motywatora status
Trzecim motywatorem wybitnego handlowca jest wysoka potrzeba STATUS, czyli potrzeba bycia w centrum uwagi, potrzeba prestiżu i przynależenia do elitarnej grupy. Taki handlowiec lubi być traktowany w sposób wyjątkowy. W naturalny sposób również wyjątkowo traktuje klientów. Takiego handlowca łatwiej jest zmotywować markowym telefonem czy prestiżowym samochodem. Taki handlowiec będzie chciał się wyróżnić wśród innych, poprzez np. wystąpienie przed klientami na konferencji. Będzie również motywować go premia, ale nie w postaci czystej „kasy”, a raczej tego, co może za tę kasę mieć. Łatwo się domyślić, że handlowiec o niskim poziomie motywatora STATUS nie będzie chciał wyróżniać się z tłumu. I nie będzie miał potrzeby przynależności do elitarnej grupy. Sam, nie mając potrzeby, aby być wyjątkowo traktowanym, nie będzie wyjątkowo traktował klientów. Biorąc pod uwagę tyko te trzy motywatory, możemy już na początku rekrutacji nowego handlowca świadomie dokonać wyboru.
Dlaczego handlowcy nie sprzedają?
Jürgen Klopp, badając swoje motywatory, odkrył, że jego wewnętrznym motywatorem na wysokim poziomie jest motywator CIEKAWOŚĆ, co przekładało się na kilkugodzinne zebrania z piłkarzami, w trakcie których tłumaczył im, dlaczego tak, a nie inaczej mają zagrać. Niestety, nie przynosiło to efektów. Piłkarze na samą myśl o zebraniu odczuwali spadek motywacji. Gdy Jürgen Klopp porównał poziomy motywatora CIEKAWOŚĆ swojego zespołu za swoimi wynikami, okazało się, że większość zawodników motywator CIEKAWOŚĆ ma na niskim poziomie, czyli po drugiej stronie skali. Cechuje ich w dużym stopniu pragmatyzm i chcą wiedzieć, co konkretnie mają zrobić, a nie dlaczego w taki, a nie inny sposób. Czyli raczej CO, a nie DLACZEGO i PO CO. Trener szybko wyciągnął wnioski i zmienił sposób pracy z zespołem – zamiast zaspokajać swój własny poziom motywatora, skupił się na tym, czego potrzebują jego zawodnicy. W większości firm brakuje spojrzenia na wewnętrzną motywację z poziomu indywidualnego i dopasowania chociażby sposobu komunikacji do takiego, jakiego potrzebuje każdy pracownik. Menedżerowie powinny skupiać się na potrzebach wewnętrznych swoich pracowników indywidualnie, a nie traktować wszystkich w identyczny, wygodny dla menedżera sposób.
Magdalena Wojtkowiak
Artykuły i wideo, które mogą Ci się spodobać:
Jak zmotywować handlowca? Praktyczne porady cz.2
Motywowanie pracowników – jak robić to dobrze?