Nie potrafimy pracować efektywnie! Oto powody

Nie potrafimy pracować efektywnie i realizować wszystkich powierzonych zadań. Przepalamy czas pracy i sami tworzymy sobie zaległości. Dlaczego tak jest?

„Jak zwykle to samo! Jak sam czegoś nie zrobię, nie dopilnuję i nie skontroluję to oczywiście pracownicy nie zrobią tego jak należy. Wszystko jest na mojej głowie!”

To słowa Bartka – szefa zespołu sprzedażowego. Czy brzmią znajomo? Też masz tak, że jak nie zrobisz czegoś samodzielnie od początku do końca, to już wiesz, że będzie katastrofa i poprawianie po innych? Przeczytaj koniecznie ten artykuł

 

Już w 2009 roku Rzeczpospolita zamieściła artykuł pt. „Co dziesiąty menedżer pracuje na pół gwizdka”. Obecnie nie jest lepiej. Jednym z największych wyzwań współczesnej polskiej gospodarki jest kierowanie pracownikami, którzy mają problemy z organizacją czasu pracy.

Menedżerowie często próbują zmotywować swoich pracowników słowami B. Franklina, „czas to pieniądz”.

 

Zapominają jednak o tym, że o ile pieniądze można mnożyć (np. skuteczną sprzedażą) lub odłożyć na gorsze czasy, z czasem tak się zrobić nie da. Nie zyskasz więcej i nie zostawisz na później. Jeśli stracisz pieniądze, możesz próbować je odzyskać – raz stracony czas przepada na zawsze.

 

„Jak zwykle: dałem Baśce projekt i teraz muszę świecić oczami przed zarządem, bo prezentacja jest niedopracowana. Wiedziałem, że tak będzie. Kupię jej jakiś organizer, zainstaluję programy do śledzenia aktywności, wyślę na szkolenie! Zamiast pracować siedzi na allegro albo zalando i przegląda buty!”

 

W jednej organizacji, którą znam, przeprowadzono badanie, mierzące straty czasu wśród pracowników. Wynik był… zatrważający!

To ile czasu pracownicy tracą na palenie papierosów, przerosło najśmielsze oczekiwania. Wyjście z budynku, wypalenie papierosa, „pogaduchy” w międzyczasie z innymi współpracownikami, powrót na stanowisko pracy, po drodze przystanek na kawę, albo toaletę, albo jeszcze kolejną pogawędkę… to przynajmniej 15 minut. A takich przerw pracownik ma w ciągu dnia KILKA.

Pomyślisz – każdy potrzebuje przerwy. Ale pomyśl, też ile czasu marnujemy na bezproduktywne działania takie jak szukanie dokumentów/zszywacza/teczki/…/ bo ktoś inny nie odłożył tego na miejsce.

 

Firmy produkcyjne zastanawiają się, co zrobić, by szybciej pracować,

by skrócić czas przestojów, by nie zatrzymywać taśmy. Wprowadzają procedury lub elementy filozofii Keizen. Ale ten problem nie dotyczy wyłącznie produkcji. Tzw. Sfera Biznesowa również odczuwa presję czasu. I tu uwaga! Mamy coraz więcej freelancerów, właścicieli małych firm czy jednoosobowych działalności.

 

Te osoby wykonują często pracę skoncentrowaną na zadaniu, celu, wynikach – a bardziej niż czas pracy, obowiązuje ich deadline, czyli termin końcowy wykonania zadania.

 

Niby bez ścisłych ram czasowych pracuje nam się „lepiej”, ale czy faktycznie tak jest?

Słyszę od uczestników szkoleń, że funkcjonują na „wiecznym deadlinie. To powoduje narastający stres, pracę w nadgodzinach, brak odpoczynku, który pociąga za sobą problemy zdrowotne spowodowane przepracowaniem. Zatem wieczna gonitwa za terminem też nie jest dla nas dobra.

 

 

Zdaniem pracowników, jednym z czynników stresogennych jest nieustannie rosnące tempo wykonywania zadań oraz wzrost liczby obowiązków, które musi wykonać jeden pracownik.

Badania, które przeprowadzono w 2019 roku przez Koalicję Bezpieczni w Pracy, wykazały, iż respondenci wśród przyczyn stresu w pracy rzadko wskazywali lęk przed utratą pracy (21 proc.) czy relacje i interakcje ze współpracownikami/przełożonym (18 proc.).

Znacznie częściej pojawiały się takie odpowiedzi jak: niewystarczające wynagrodzenie za wykonywaną pracę (31 proc.) oraz odpowiedzialność zawodowa – obawa przed spowodowaniem szkody, straty, krzywdy (30 proc.). Najwięcej respondentów wskazała na jeszcze inne kwestie: presję czasu – zbyt mało czasu na wykonanie zadań (39 proc.) oraz nadmiar obowiązków, „przeładowanie” pracą (37 proc.). Na te problemy zwrócili uwagę pracownicy wszystkich branż, od budownictwa przez handel po administrację.

 

W tym samym badaniu zaledwie 15 proc. respondentów przyznało, że stres działa na nich w pozytywny sposób.

Jednocześnie większość (69 proc.) oceniła, że stres i inne czynniki psychospołeczne mają duży wpływ na wykonywanie obowiązków zawodowych.

 

Jedni powiedzą: Teraz jest łatwiej. Mamy home office. Praca w domu, łączenie obowiązków rodzinnych i domowych w tym samym czasie – no, bajka. Czy to może być prawdziwe? Czy możliwe, że wystarczy jakieś tam szkolenie, jakiś tam kalendarz i już wiesz jak pracować skutecznie?

 

Czy jako lider, menedżer, przełożony musisz po prostu nieustannie monitorować pracownika, by zaczął pracować efektywniej?

Pomyśl o tym, że każdy jest inny. Każdy miewa gorsze okresy w swoim życiu. Nie ma jednej metody, która jest dobra na wszystko! Jeśli nie zmienimy swojego nastawienia, tego co mamy w głowie, to żaden kalendarz nas nie uratuje. Bez umiejętności zarządzania sobą w czasie każde narzędzie będzie bezużyteczne.

 

Pomyśl, jak masz Ty? Jesteś pracoholikiem? Oczekujesz tego samego od innych? Czy może cenisz sobie work-life balance?

Czy zawsze ten sam plaster można przykleić na każdą ranę? Bez zastanowienia? Czy raczej rozpoznajesz sytuację, analizujesz, podejmujesz decyzję i dopiero wtedy działasz?

Zostawiam Cię z tą refleksją,  a jak pomóc pracownikom mającym problemy z czasem pracy podpowiem Ci w kolejnym artykule!

 

 

 

autor: Anna Praska

 

Zobacz szkolenie otwarte: Zarządzanie sobą w czasie!

Jak tworzyć plany?
Jak wyznaczać priorytety?
Jak organizować czas pracy?

Szkolenie z zakresu zarządzania sobą w czasie rozwieje Twoje wątpliwości i pozwoli Ci skutecznie realizować wszystkie zadania. Praca stanie się zorganizowana i łatwa do zaplanowania.

Zobacz program szkolenia Zarządzanie sobą w czasie