Delegowanie zadań to jedno z najważniejszych narzędzi, którymi dysponuje menadżer.

Jednak większość przełożonych nie lubi lub nie potrafi skutecznie delegować. Wydaje im się, że szybciej będzie, jak sami wykonają dane zadanie, niż kiedy będą tłumaczyć pracownikom, co jest do zrobienia. Poza tym boją się, że stracą kontrolę w firmie lub nie ufają umiejętnościom pracowników.

Delegowanie zadań to dzielenie się odpowiedzialnością menadżera z pracownikami. Nie robisz tego? Zawsze będziesz zawalony robotą.

Delegowanie zadań przynosi wiele korzyści menedżerowi jak  i zespołowi.

• Menadżerowie, odciążeni od spraw mniejszej wagi, mogą skupić się na zadaniach strategicznych dla firmy.
• Delegowanie przyspiesza proces podejmowania decyzji, dzięki przekazywaniu decyzyjności bliżej miejsca, w którym znajdują się problemy do rozwiązania.
• Zwiększa się aktywność i poziom zaangażowania pracowników, rosną ich kompetencje i samodzielność.

Delegowanie zadań, jak to robić skutecznie?

• Zdefiniuj zakres zadania.

Zastanów się, czy zadanie spełnia warunki pozwalające, by powierzyć jego wykonanie pracownikowi? Nie deleguj ważnych funkcji kierowniczych (związanych z wyznaczaniem celów, planowaniem, kontrolą wyników), zadań bardzo ważnych, o dużym stopniu ryzyka, przypadków wyjątkowych, zadań, które szef zlecił bezpośrednio tobie.

• Wybierz odpowiednią osobę.

Deleguj adekwatnie do możliwości pracowników. Określ kompetencje i umiejętności, które będą potrzebne do realizacji zadania. Wybierz pracownika posiadającego potrzebne umiejętności. Wyjaśnij, dlaczego akurat jemu delegujesz konkretne zadanie. Wytłumacz, jakie znaczenie ma to zadanie w kontekście realizacji celów działu, firmy.

• Określ cele i zakres odpowiedzialności.

Dokładnie przedstaw cel, jaki ma być osiągnięty, w kategoriach konkretnego oczekiwanego wyniku. Upewnij się, że zostałeś dobrze zrozumiany, poproś o informację zwrotną. Przedyskutujcie, jakie warunki muszą być spełnione i jakie są niezbędne środki, by spełnić wszystkie wymagania. Ustal szczegółowo przyznany pracownikom zakres kompetencji.

• Określ dostępne zasoby i wsparcie.

Wskaż, co będzie potrzebne do wykonania zadania i zapewnij to. Jeżeli jest taka potrzeba, przydziel dodatkowe osoby do pomocy przy realizacji wyznaczonego zadania. Doprecyzuj z pracownikiem, jakiego wsparcia będzie od ciebie potrzebował i w jaki sposób będzie o nie prosił.

• Uzgodnij deadline.

Zawsze uzgadniaj z zespołem do kiedy praca ma zostać wykonana.

• Ustal z pracownikiem reguły kontroli i oceny jego pracy.

Określ, kiedy i w jaki sposób będziesz interweniował, jeśli pojawią się poważne problemy lub sygnały, że cel może nie zostać osiągnięty. Wprowadź jasny i przejrzysty system raportowania postępów, na przykład raporty miesięczne lub cotygodniowe spotkania z pracownikiem. Metody sprawdzania i kontroli muszą być uzgodnione z pracownikiem, któremu powierzamy obowiązki, w przeciwnym razie może on odnieść wrażenie, że kwestionujemy jego pracę lub nie mamy do niego zaufania.

• Udziel informacji zwrotnej.

Po wykonaniu zadania zweryfikuj jego jakość, udziel informacji zwrotnej. Jak zadanie będzie wykonane zgodnie z założeniami, udziel pracownikowi pochwały – zmotywuje go to dobrej pracy w przeszłości i daj poczucie, że jego starania są zauważone. Jeżeli zadanie nie będzie zrealizowane zgodnie z oczekiwaniami, poszukajcie razem przyczyn i wypracujcie model reagowania przy realizacji kolejnych delegowanych zadań.

autor: Julita Dadej